Możliwości
Co integracja dodaje do Google Workspace w firmie
Konta i dane w katalogu nadążają za zmianami w PeopleForce, więc nikt nie przepisuje danych nowej osoby do konsoli administracyjnej ani nie wraca tygodnie później do konta osoby, która już odeszła. Integracja jest podłączona w ponad 300 firmach.
Konta dla nowych osób
Konta usuwane po odejściu z firmy
Aktualne dane w katalogu
Można też decydować o każdym koncie osobno: utworzyć lub usunąć pojedyncze konto z menu „Akcje” w profilu danej osoby albo dodać krok „Akcja w Google Workspace” do zautomatyzowanego procesu, np. uruchamianego w dniu zatrudnienia lub zakończenia współpracy.
Jak to działa
Co przepływa między PeopleForce a Google Workspace
Dane płyną w jedną stronę, z PeopleForce do Google Workspace, w trzech momentach: po dodaniu osoby, co godzinę przez cały okres współpracy i po jej odejściu. Zmiany wprowadzone w Google nie wracają do PeopleForce.
| Co jest przesyłane | Kierunek | Kiedy | Dane |
|---|---|---|---|
Nowe konta Automatyczne dostarczanie | PeopleForce Google Workspace | po dodaniu osoby ze służbowym adresem e-mail: ręcznie, po zatrudnieniu kandydata lub przez API | służbowy e-mail jako adres konta, imię i nazwisko, prywatny e-mail, telefon prywatny i służbowy, ID pracownika, stanowisko, przełożony |
Usunięcie konta Automatyczne dostarczanie | PeopleForce Google Workspace | w nocy po dacie zakończenia współpracy od razu przy dacie z przeszłości, usunięciu osoby lub wyłączeniu jej dostępu | usuwa konto utworzone przez PeopleForce; nic nie jest zawieszane ani przenoszone |
Aktualizacje profili Synchronizacja jednokierunkowa | PeopleForce Google Workspace | co godzinę dla osób, których profil zapisano od ostatniego uruchomienia | wybrane pola, dla kont zgodnych ze służbowym adresem e-mail; puste pola są pomijane |
Pojedyncze konta Menu „Akcje” lub krok procesu | PeopleForce Google Workspace | po uruchomieniu lub gdy proces dojdzie do tego kroku | utworzenie lub usunięcie konta jednej osoby, jak wyżej |
Dla każdego synchronizowanego pola wartość z PeopleForce zastępuje dane w Google za każdym razem, gdy dana osoba jest synchronizowana. Przy pierwszym uruchomieniu dotyczy to wszystkich osób, także tych, których konta utworzono bezpośrednio w Google. Pola warto wybrać przed włączeniem synchronizacji.
Konfiguracja
Jak skonfigurować połączenie
Jedno połączenie obejmuje cały Google Workspace firmy. Administrator PeopleForce je rozpoczyna, administrator Google Workspace zezwala na dostęp, a potem wybiera się, co zautomatyzować.
Instalacja i zezwolenie na dostęp
Ten krok wykonuje administrator PeopleForce w sekcji Ustawienia → Integracje → Google Workspace → Instaluj.
Logowanie do Google kontem administratora Google Workspace z uprawnieniami do zarządzania użytkownikami
Zezwolenie PeopleForce na zarządzanie kontami użytkowników w Workspace firmy
Osoby, które już są w PeopleForce, nie dostają kont, a dane profili nie są przesyłane, dopóki synchronizacja nie zostanie włączona
Wybór automatyzacji
Na tej samej stronie ustawień. Zmiany zatwierdza się przyciskiem „Zapisz”.
„Automatyczne dostarczanie”: domyślnie włączone przy nowym połączeniu; tworzy konta dla dodawanych osób i usuwa je, gdy osoby odchodzą z firmy, zostają usunięte lub tracą dostęp do PeopleForce
„Włącz synchronizację jednokierunkową”: wyłączona, dopóki opcja nie zostanie zaznaczona; co godzinę przesyła zmiany w profilach w wybranych polach
Po odznaczeniu obu opcji pracuje się z menu „Akcje” i zautomatyzowanymi procesami
Zasady działania integracji
Jakie konto powstaje, co dzieje się po odejściu z firmy i która strona pozostaje głównym źródłem danych.
Służbowy e-mail staje się adresem Google
Odejście z firmy oznacza usunięcie konta
PeopleForce pozostaje głównym źródłem danych
Najczęściej zadawane pytania
Instrukcja krok po kroku w centrum pomocyCzy integracja utworzy konta dla osób, które już są w PeopleForce?
Nie. „Automatyczne dostarczanie” obejmuje osoby dodane po jego włączeniu. Dla osób, które już są w PeopleForce, a także zaimportowanych z pliku lub ponownie zatrudnionych, służy opcja „Utwórz użytkownika w Google Workspace” w menu „Akcje” w ich profilu albo krok zautomatyzowanego procesu.
Co się stanie z imionami, nazwiskami i zdjęciami, które już są w Google, po włączeniu synchronizacji?
U wszystkich osób, których służbowy adres e-mail pasuje do konta Google, zaznaczone pola zostaną przy pierwszym uruchomieniu zastąpione wartościami z PeopleForce. Pola, którymi lepiej nadal zarządzać w Google, np. zdjęcie, należy odznaczyć przed włączeniem synchronizacji.
Czy konto osoby odchodzącej z firmy jest zawieszane, czy usuwane – i kiedy?
Usuwane jest konto utworzone przez PeopleForce – w nocy po dacie zakończenia współpracy albo od razu, jeśli ta data już minęła. Nie ma opcji zawieszenia, więc najpierw należy przenieść pliki i pocztę tej osoby w Google.
Jaki dostęp do Google Workspace otrzymuje PeopleForce?
Uprawnienie Google do zarządzania użytkownikami, admin.directory.user, które obejmuje wszystkie konta użytkowników w Workspace firmy, oraz podstawowy profil osoby, która podłącza integrację jako administrator. PeopleForce korzysta z niego, by tworzyć i usuwać zarządzane przez siebie konta oraz aktualizować wybrane pola. Nie ma dostępu do poczty, plików ani kalendarzy.
Czy można ograniczyć integrację do jednej jednostki organizacyjnej lub grupy albo podłączyć dwa środowiska Google Workspace?
Na razie nie. Jeden Google Workspace łączy się z jednym kontem PeopleForce, a PeopleForce nie przypisuje nowym użytkownikom jednostki organizacyjnej ani grupy. Można ich potem przenieść w konsoli administracyjnej.
Czy to to samo co integracja z Google Calendar albo „Zaloguj się przez Google”?
Nie. Ta integracja obsługuje konta i dane w katalogu. Google Calendar dodaje do kalendarzy rozmowy rekrutacyjne, spotkania 1:1 i nieobecności, a „Zaloguj się przez Google” to sposób logowania. Każde z tych rozwiązań konfiguruje się osobno.
