Можливості
Що інтеграція додає до вашого Google Workspace
Облікові записи й дані в каталозі змінюються слідом за подіями в PeopleForce, тож нікому не треба вручну вносити нового співробітника в Admin console чи через кілька тижнів шукати обліковий запис людини, яка вже звільнилася. Понад 300 компаній підключили інтеграцію.
Облікові записи для нових співробітників
Облікові записи видаляються після звільнення
Актуальні дані в каталозі
Хочете вирішувати в кожному випадку окремо? Створіть або видаліть один обліковий запис через меню «Дії» в профілі людини або додайте до робочого процесу дію «Google Workspace дія», наприклад до такого, що запускається в дату прийому чи звільнення.
Принцип роботи
Що передається між PeopleForce і Google Workspace
Усі дані передаються в один бік, з PeopleForce у Google Workspace, у три моменти: коли людину додано, щогодини, поки вона у вас працює, і після її звільнення. Жодні зміни, внесені в Google, не повертаються в PeopleForce.
| Що передається | Напрямок | Коли | Дані |
|---|---|---|---|
Нові облікові записи Автоматичне створення облікових записів | PeopleForce Google Workspace | коли людину додано з робочою ел. поштою, через «Новий найм», найм або API | робоча ел. пошта як адреса, ім’я та прізвище, особиста ел. пошта, мобільний і робочий телефон, ідентифікатор співробітника, посада, менеджер |
Видалення облікових записів Автоматичне створення облікових записів | PeopleForce Google Workspace | уночі після дати звільнення одразу, якщо дата минула, людину видалено або доступ вимкнено | видаляє обліковий запис, створений PeopleForce; нічого не призупиняється й не передається |
Оновлення профілів Одностороння синхронізація | PeopleForce Google Workspace | щогодини для людей, чий профіль збережено після попереднього запуску | вибрані вами поля для облікових записів, що збігаються з робочою ел. поштою; порожні поля пропускаються |
Окремі облікові записи Меню «Дії» або дія в робочому процесі | PeopleForce Google Workspace | коли ви її запускаєте або коли робочий процес доходить до цієї дії | створення або видалення облікового запису однієї людини, як описано вище |
Для кожного поля, яке ви синхронізуєте, значення з PeopleForce замінює дані в Google щоразу, коли синхронізуються дані відповідної людини: під час першого запуску це стосується всіх, зокрема облікових записів, створених безпосередньо в Google. Виберіть поля, перш ніж увімкнути синхронізацію.
Налаштування
Як налаштувати підключення
Одне підключення охоплює весь ваш Google Workspace. Адміністратор PeopleForce запускає його, адміністратор Google Workspace надає доступ, а ви вибираєте, що автоматизувати.
Встановіть інтеграцію й надайте доступ
Адміністратор PeopleForce відкриває Налаштування → Інтеграції → Google Workspace і натискає «Встановити».
Увійдіть у Google під обліковим записом адміністратора Google Workspace, який може керувати користувачами
Дозвольте PeopleForce керувати обліковими записами користувачів у вашому Workspace
Для людей, які вже є в PeopleForce, облікові записи не створюються, а дані профілів не передаються, доки ви не ввімкнете синхронізацію
Виберіть, що автоматизувати
Позначте параметри на тій самій сторінці налаштувань і натисніть «Зберегти».
«Автоматичне створення облікових записів», для нового підключення ввімкнено: створює облікові записи для людей, яких ви додаєте, і видаляє їх, коли люди звільняються, їх видаляють або вони втрачають доступ до PeopleForce
«Увімкнути односторонню синхронізацію», вимкнено, доки ви не поставите позначку: щогодини передає зміни в профілях для вибраних вами полів
Зніміть обидві позначки, щоб натомість працювати через меню «Дії» й робочі процеси
Умови інтеграції
Який обліковий запис створюється, що відбувається після звільнення і яка із систем залишається основним джерелом даних.
Робоча пошта стає адресою в Google
Після звільнення обліковий запис видаляється
PeopleForce залишається основним джерелом даних
Часті запитання
Покроковий посібник у довідковому центріЧи створить інтеграція облікові записи для людей, які вже є в PeopleForce?
Ні. «Автоматичне створення облікових записів» поширюється на людей, яких ви додаєте після його ввімкнення. Для тих, хто вже є в PeopleForce, а також для людей, імпортованих із файлу чи прийнятих повторно, скористайтеся пунктом «Створити користувача Google Workspace» у меню «Дії» їхнього профілю або дією в робочому процесі.
Що станеться з іменами й фото, які вже є в Google, коли ми ввімкнемо синхронізацію?
Для всіх, чия робоча пошта збігається з обліковим записом Google, позначені вами поля під час першого запуску буде замінено значеннями з PeopleForce. Перш ніж увімкнути синхронізацію, зніміть позначку з кожного поля, яким ви хочете й далі керувати в Google, наприклад із фото.
Інтеграція призупиняє чи видаляє обліковий запис людини, яка звільняється, і коли?
Вона видаляє обліковий запис, створений PeopleForce, уночі після дати звільнення або одразу, якщо ця дата вже минула. Варіанта з призупиненням немає, тому спершу перенесіть файли й пошту цієї людини в Google.
Який доступ до нашого Google Workspace отримує PeopleForce?
Дозвіл Google на керування користувачами, admin.directory.user, який поширюється на всі облікові записи користувачів у вашому Workspace, а також доступ до базового профілю адміністратора, що підключає інтеграцію. PeopleForce використовує цей дозвіл, щоб створювати й видаляти облікові записи, якими керує, та оновлювати вибрані вами поля. До пошти, файлів і календарів PeopleForce доступу не має.
Чи можна обмежити інтеграцію одним організаційним підрозділом або групою чи підключити два Workspace?
Наразі ні. Один Google Workspace підключається до одного облікового запису PeopleForce, і PeopleForce не призначає новим користувачам організаційного підрозділу чи групи. Згодом їх можна перемістити в Admin console.
Це те саме, що інтеграція з Google Calendar або «Увійти через Google»?
Ні. Ця інтеграція відповідає за облікові записи й дані в каталозі. Google Calendar додає до календарів співбесіди, зустрічі 1:1 і відсутності, а «Увійти через Google» — це спосіб входу в систему. Кожну з цих функцій налаштовують окремо.
