Підписант
Два способи підписання на вибір
Спосіб обирає той, хто підписує, — на сторінці підписання, а не адміністратор у налаштуваннях. Тому наявність Дії в усіх не є умовою.
Дія.Підпис
Підходить більшості: у підписанта вже є Дія і нічого встановлювати не потрібно.
На комп'ютері сторінка підписання показує QR-код для застосунку «Дія», на телефоні — посилання, яке відкриває Дію.
Код дійсний три хвилини, панель показує зворотний відлік.
У переліку способів цей варіант позначений бейджем «Рекомендовано».
Електронний підпис через ID.GOV.UA
Спрацьовує, коли підписант користується іншим кваліфікованим підписом, не Дією.
Відкривається віджет ID.GOV.UA — державної системи електронної ідентифікації.
Підписант сам обирає носій ключа і вводить його дані.
Підходить кваліфікований ключ українського надавача, який у людини вже є.
Механіка
Як підпис стоїть у кадровому процесі
Підпис не окрема дія збоку: він етап маршруту, який починається із заявки співробітника і закінчується документом у його справі.
Документ збирається з даних картки співробітника, вирушає на підпис підписантам по черзі й повертається підписаним у папку співробітника та в загальний розділ «Документи».
Документ із даних картки
Запит підписантам по черзі
Повернення у справу співробітника
Результат
Що ви отримуєте після підписання
Коли підписали всі, «Завантажити» пропонує два файли замість одного. Вони відповідають на два різні питання — про папір і про перевірку.
Версія для друку
Підписаний документ у .p7s
Якщо на працівника оформлюють кілька документів, кожен іде своєю чергою підписантів — документи не чекають один одного.
Що потрібно для підключення
Хто видає ключі, як підписує компанія і що зробити адміністратору.
Ключі — на боці надавача довірчих послуг
Підпис від юрособи — лише через ID.GOV.UA
Кредити еПідпису — не списуються
Підключення — один перемикач
Часті питання
Те, що найчастіше запитують кадрові служби на демо і в підтримці — про КЕП у співробітників, про папір і про перевірки.
Покрокова інструкція в довідціА якщо не в усіх є Дія і КЕП?
Наявність Дії в усіх не є умовою: спосіб підписання обирає сам підписант, і другий варіант приймає через ID.GOV.UA кваліфікований ключ українського надавача. Частина компаній оформлює ключі співробітникам через свій зарплатний банк. Для решти документ можна згенерувати й роздрукувати, як і раніше — на маршрут це не впливає.
Яку юридичну силу має такий підпис?
Через цю інтеграцію документи підписують кваліфікованим електронним підписом. За Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис має рівну юридичну силу з власноручним підписом. У протоколі підписання фіксуються дані підписанта, час і серійний номер сертифіката, а сам документ разом із підписами зберігається окремим файлом .p7s для зовнішньої перевірки.
Чи потрібно все одно роздруковувати документи?
Це залежить від ваших внутрішніх правил зберігання, а не від інтеграції. Якщо накази у вас зберігаються на папері, для друку є окремий файл — версія для друку з протоколом підписання, де по кожному підписанту видно ПІБ, код, час і серійний номер сертифіката. На аркуші це виглядає як окрема сторінка й штамп, а не як накладений підпис.
Як перевірити підпис поза системою?
З документа завантажується файл .p7s, у якому лежать і сам документ, і підписи до нього. Його відкривають у зовнішніх верифікаторах кваліфікованих підписів — незалежно від PeopleForce і без доступу до системи.
Як передати підписані документи перевіряючим?
Версія для друку і файл .p7s завантажуються з документа в будь-який момент — і передаються далі як звичайні файли. Доступ до PeopleForce для тих, хто перевіряє, не потрібен.
