Por qué y cómo hacer una auditoría de HR en una pyme

Si estás arrancando una pyme o una startup y quieres que crezca bien, considera hacer una auditoría de HR desde el inicio. Te ayuda a equilibrar las cosas desde el principio, para no tener que arreglar problemas grandes en el equipo más adelante. Es como construir bien los cimientos de una casa: mejor hacerlo bien desde el inicio que rehacerlo después.

Una buena auditoría de recursos humanos le muestra al equipo de HR dónde invertir recursos, qué procesos hay que corregir, qué está funcionando muy bien y qué brechas de talento hay que cubrir. 

Por eso, en este artículo te guiamos por todos los pasos necesarios de una auditoría de HR para una pequeña o mediana empresa. Empezamos por definir qué es el proceso de auditoría de HR. 

Qué es una auditoría de HR

En PeopleForce definimos la auditoría de HR como una auditoría de cumplimiento: "el proceso de revisar las políticas, procedimientos, prácticas y documentación de HR de una organización para evaluar su cumplimiento legal, incluida la adhesión a la legislación laboral vigente".

La auditoría puede hacerla internamente el responsable de HR de la organización o un auditor independiente.

Durante una auditoría de HR es esencial revisar los procesos centrales de HR. Esta lista no es exhaustiva, pero cubre las áreas clave:

1. Reclutamiento: evaluar la efectividad de los procesos de contratación y el cumplimiento de la normativa.
2. Gestión del desempeño: revisar cómo se evalúa y gestiona el desempeño de las personas.
3. Compensación y beneficios: analizar las estructuras salariales, los paquetes de beneficios y el cumplimiento de la legislación laboral.
4. Relaciones laborales: evaluar la relación general entre las personas y la empresa, incluyendo comunicación, resolución de conflictos y satisfacción.
5. Cumplimiento de la legislación laboral: asegurar el cumplimiento de las leyes de empleo, como salario mínimo, horas extra y normas antidiscriminación.
6. Registros de empleados: verificar la precisión y seguridad de la documentación, los contratos y otra información del personal.
7. Formación y desarrollo: evaluar los programas de formación y las oportunidades de crecimiento de habilidades.
8. Gestión de datos: revisar los procesos de gestión de datos de HR para garantizar confidencialidad, integridad y cumplimiento de las normas de protección de datos.

El objetivo de una auditoría de HR es determinar qué tan bien gestiona tu área de HR a las personas. Lo mejor de una auditoría de recursos humanos es que los datos que obtienes son indispensables: puedes reforzar lo que funciona y corregir los errores, fallas y brechas que la auditoría revela.  

En cuanto tienes los datos de la auditoría, puedes crear de inmediato un plan de acción para mejorar la gestión de personas. Y tiene un mecanismo natural de seguimiento: la haces una vez al año, así que puedes comprobar qué tan efectivas fueron tus acciones comparando los problemas de la auditoría actual con los de la anterior. 

¿Quién necesita una auditoría de HR?

¿La respuesta corta? Todas las empresas. 

La auditoría de recursos humanos es un proceso que todas las empresas deberían tener, sin importar su tamaño, su industria o su antigüedad en el mercado.

No se trata solo del cumplimiento legal. También hay documentos y políticas internas que la empresa debe crear y seguir para saber cómo actuar en situaciones concretas, como: 

• Riesgos de salud y seguridad 
• Proceso disciplinario 
• Código de conducta 
• Código de vestimenta 
• Política contra el acoso 
• Proceso de desvinculación 
• Documentación de empleados, incluidas reglas de compensación, política de licencias, planes de desempeño y mejora, recompensas y reconocimiento, etc.

Establecer procesos de HR es crucial. Así estás preparado para cualquier situación en lugar de encontrarte con vacíos justo cuando los necesitas. 

Por qué HR debería hacer una auditoría cada año

Algunas pymes, según su tamaño, ni siquiera tienen un departamento de recursos humanos, pero eso no significa que no deban hacer una auditoría de HR.

Ningún dueño de negocio quiere pagar multas y sanciones costosas por no cumplir con la legislación laboral. Por eso es necesario auditar cada año: las leyes y regulaciones cambian, y necesitas estar al día para asegurar el cumplimiento. 

Además del cumplimiento legal, una auditoría de HR te ayuda a entender mejor tu empresa. 

Puedes hacer que la dirección la realice con una plataforma de HR como PeopleForce, pero, sea como sea, debes hacer la auditoría. Necesitas asegurarte de que al menos cumples con las leyes y regulaciones locales. 

Con una auditoría de HR puedes ver si necesitas:

• Contratar más personas para tener suficiente talento para asumir nuevos proyectos y terminar bien los actuales. 
• Revisar tu proceso de preboarding y onboarding para que las nuevas personas se pongan al día lo más rápido posible y sin estrés. 
• Reducir el absentismo en la empresa para evitar ausencias inesperadas y no planificadas que frenen el crecimiento.
• Realizar encuestas de pulso para mejorar el compromiso y resolver rápido los problemas que surgen. También puedes usar la plataforma de HR para crear encuestas de pulso totalmente personalizables. 
• Renovar tu marco de OKR para asegurar que cada persona esté alineada con el objetivo general de la empresa, en todos los departamentos. 

Cómo hacer una auditoría de HR en una pequeña o mediana empresa

Cualquier plataforma de HR puede facilitar una auditoría. Cuando quieras auditar la función de HR de tu empresa, puedes usar plataformas de HR como PeopleForce, que cuentan con opciones automáticas para auditorías de HR. 

Incluso si tienes un equipo grande con muchos datos para revisar, la plataforma te da los insights esenciales. 

Al prepararte, hay algunas áreas principales que deberías incluir en cada auditoría de HR: desempeño, reclutamiento, cumplimiento y compromiso del equipo.

Reclutamiento

• Proceso de reclutamiento de la A a la Z. ¿Cómo es el proceso de reclutamiento, contratación, preboarding y onboarding, y dónde puede mejorar la empresa para lograr mejores resultados?
• Efectividad de los canales de contratación y de los reclutadores. Con estadísticas automatizadas obtienes insights para entender qué canal merece más atención porque te trae buenos candidatos. El desempeño de los reclutadores también cuenta aquí, y revela áreas de mejora para ayudarlos en el proceso.
• Marca empleadora. Sí, una auditoría de HR ayuda indirectamente a identificar áreas de mejora antes del primer contacto con el candidato, para que le entusiasme la idea de trabajar contigo. Todo esto se puede descubrir y trabajar durante la auditoría, para que tu equipo esté comprometido desde el primer día.

Desempeño

Al auditar el desempeño, puedes separarlo en tres bloques:

• Procesos organizacionales. ¿Cuáles son las responsabilidades claras de cada rol y cómo es la estructura de reporte?
• Gestión del desempeño. ¿Cómo mide la empresa el desempeño individual y qué se hace para mejorar la efectividad de cada persona? Nuestro software de gestión del desempeño te ayuda a revisar los objetivos de tu equipo.
• Flujos de trabajo para impulsar el desempeño del equipo. Evaluar la eficiencia y efectividad de los procesos clave del negocio, incluidos los que hace tiempo deberían estar automatizados, es crucial para que las personas puedan crecer después de la evaluación. Por ejemplo, automatizar tareas repetitivas, como agendar reuniones 1:1 recurrentes para conversar planes de desarrollo, libera tiempo para actividades más estratégicas y fomenta el desarrollo del equipo.

Cumplimiento

Al comprobar que todo está en orden con las normas, hay dos cosas principales a revisar:

• Leyes

Primero hay que identificar las normas que aplican a la empresa, sobre todo ahora que más personas trabajan en remoto desde distintos lugares. Estas normas cubren el trato a los empleados, la protección de datos, el pago de impuestos y cualquier regla específica de la industria. Cumplirlas es fundamental para asegurar que la empresa hace las cosas bien, trata a las personas con justicia y evita problemas legales.

• Normas internas y externas

Después, revisa las normas de la empresa y las externas que afectan su funcionamiento. Las internas cubren el comportamiento de los empleados, los manuales, las prácticas de gestión de datos y los protocolos de seguridad. Las externas incluyen estándares de la industria, certificaciones necesarias y reglas de gobiernos o asociaciones sectoriales. Actualizar y cumplir estas normas es importante para que todo funcione sin fricciones, mantener buenas prácticas y proteger la reputación de la empresa.

Compromiso del equipo

Al analizar el compromiso, conviene dividirlo en dos áreas clave:

• Compensación y beneficios

Abarca una serie de iniciativas, desde programas de bienestar hasta estructuras de bonos. Se trata de cómo la empresa motiva y respalda a su equipo con distintos paquetes de beneficios. Con una compensación y beneficios atractivos, las empresas elevan la moral, mejoran la satisfacción laboral y retienen al mejor talento.

• Formación y desarrollo

En un mercado que cambia tan rápido, las habilidades de las personas quedan obsoletas enseguida. Con una vida media estimada de solo cinco años para las habilidades, es crucial que las empresas prioricen la formación y el desarrollo. Estos programas aseguran que el equipo tenga las habilidades necesarias para destacar en su rol y adaptarse a las nuevas demandas de la industria. Al invertir en aprendizaje continuo, las pymes empoderan a su equipo y se posicionan para el éxito a largo plazo en un entorno competitivo.

Prueba nuestro eBook de auditoría de HR

Con las auditorías de HR no hace falta reinventar la rueda. Para hacerte la vida más fácil, ten siempre a mano un checklist de auditoría de HR y asegúrate de no olvidar nada. 

Ya creamos un checklist para que puedas realizar una auditoría de HR con facilidad. Reunimos todos los puntos de auditoría en un solo eBook. El documento incluye puntos y preguntas de auditoría sobre las siguientes áreas de la gestión de personas: 

• A nivel de empresa
• A nivel de reclutamiento
• A nivel de onboarding
• A nivel del programa de bonos
• A nivel de comunicación y relaciones laborales
• A nivel de evaluación y gestión del desempeño

Las auditorías de HR te hacen la vida más fácil

Programa auditorías de HR para asegurar que las prácticas de personas de tu empresa estén al día. Considera usar nuestra plataforma integral de HR para arrancar tu auditoría este año. Permite a tu HR Manager hacer auditorías de forma más eficiente y ahorrar tiempo y recursos valiosos. 

Con funciones diseñadas para simplificar los procesos de HR, nuestra plataforma permite que tu equipo de HR se enfoque en iniciativas estratégicas y en el desarrollo de las personas, mientras garantiza el cumplimiento y la excelencia operativa.

Agenda una demo y habla con alguien de nuestro equipo que te ayudará a cubrir tus necesidades.