Jak przeprowadzić audyt HR w małej i średniej firmie: przewodnik krok po kroku

Jeśli zakładasz małą firmę albo startup i chcesz, żeby dobrze rosły, rozważ przeprowadzenie audytu HR już na wczesnym etapie. Pomaga on wyważyć sprawy od samego początku, dzięki czemu później nie musisz naprawiać dużych problemów w zespole. To jak solidny fundament domu – lepiej zrobić go dobrze od razu, niż przerabiać później.

Porządny audyt kadrowy pokaże działowi HR, gdzie warto zainwestować zasoby, które procesy wymagają naprawy, co działa naprawdę dobrze i gdzie są luki kompetencyjne w zespole.

Dlatego w tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie niezbędne kroki audytu HR w małej i średniej firmie. Zaczynamy od tego, czym w ogóle jest audyt HR.

Czym jest audyt HR

W PeopleForce definiujemy audyt HR jako audyt zgodności, czyli „proces przeglądu polityk, procedur, praktyk i dokumentacji kadrowej organizacji pod kątem zgodności z prawem, w tym z przepisami prawa pracy”.

Audyt może przeprowadzić wewnętrznie osoba odpowiedzialna za HR albo niezależny audytor.

W trakcie audytu HR trzeba przejrzeć kluczowe procesy kadrowe. Poniższa lista nie wyczerpuje tematu, ale obejmuje najważniejsze obszary:

1. Rekrutacja: ocena skuteczności procesów zatrudniania i ich zgodności z przepisami.
2. Zarządzanie efektywnością: przegląd tego, jak oceniana i zarządzana jest praca pracowników.
3. Wynagrodzenia i benefity: analiza struktury płac, pakietów benefitów oraz zgodności z przepisami o wynagrodzeniach i czasie pracy.
4. Relacje pracownicze: ocena ogólnej relacji między pracownikami a firmą, w tym komunikacji, rozwiązywania konfliktów i satysfakcji.
5. Zgodność z prawem pracy: sprawdzenie przestrzegania przepisów, takich jak płaca minimalna, nadgodziny czy regulacje antydyskryminacyjne.
6. Dokumentacja pracownicza: weryfikacja poprawności i bezpieczeństwa akt osobowych, umów i pozostałych informacji.
7. Szkolenia i rozwój: ocena programów szkoleniowych i możliwości rozwoju kompetencji.
8. Zarządzanie danymi: przegląd procesów przetwarzania danych kadrowych pod kątem poufności, integralności i zgodności z RODO.

Celem audytu HR jest ustalenie, jak skutecznie dział kadrowy zarządza ludźmi. Największa zaleta audytu jest taka, że dane, które z niego dostajesz, są bezcenne – możesz wzmocnić to, co działa, i naprawić błędy oraz luki, które wyszły na jaw.

Gdy tylko masz wyniki, możesz od razu ułożyć plan działania i poprawić zarządzanie zasobami ludzkimi. Audyt ma też naturalny mechanizm śledzenia postępu: robisz go raz w roku, więc możesz sprawdzić, na ile Twoje działania zadziałały, porównując problemy wykryte teraz z tymi z poprzedniego audytu.

Kto potrzebuje audytu HR?

Krótka odpowiedź? Wszystkie firmy.

Audyt kadrowy to proces, który powinna mieć u siebie każda organizacja, niezależnie od wielkości, branży i stażu na rynku.

Nie chodzi wyłącznie o zgodność z prawem. Są też dokumenty i polityki wewnętrzne, które firma powinna stworzyć i stosować, żeby wiedzieć, jak reagować w konkretnych sytuacjach, takich jak:

• Zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa
• Procedura dyscyplinarna i kary porządkowe
• Kodeks postępowania
• Zasady ubioru
• Polityka antymobbingowa i antymolestowania
• Proces rozwiązywania umów
• Dokumentacja pracownicza, w tym zasady wynagradzania, polityka urlopowa, plany rozwoju i naprawcze, nagrody i docenianie

Ustalenie tych procesów jest kluczowe. Dzięki temu firma jest gotowa na każdą sytuację, zamiast odkrywać luki dopiero w momencie, gdy coś się wydarzy.

Dlaczego audyt HR warto robić co roku

Część małych i średnich firm, zależnie od wielkości, w ogóle nie ma działu HR – ale to nie znaczy, że nie powinny robić audytu.

Żaden właściciel firmy nie chce płacić wysokich kar za nieprzestrzeganie prawa pracy. Dlatego audyt trzeba robić co roku: przepisy się zmieniają, a Ty musisz być na bieżąco, żeby zachować zgodność.

Poza samą zgodnością z prawem audyt HR pomaga lepiej zrozumieć własną firmę.

Możesz zlecić go osobom zarządzającym i oprzeć na platformie HR takiej jak PeopleForce – ale niezależnie od formy, audyt po prostu warto zrobić. Musisz mieć pewność, że spełniasz przynajmniej lokalne przepisy.

Audyt HR pokazuje, czy potrzebujesz:

• Zrekrutować więcej osób, żeby mieć dość ludzi do nowych projektów i domknięcia obecnych.
• Przemyśleć preboarding i onboarding, żeby nowe osoby wchodziły w pracę szybko i bez stresu.
• Ograniczyć absencję w firmie, żeby nieplanowane nieobecności nie hamowały wzrostu.
• Uruchomić badania pulse, żeby podnieść zaangażowanie i szybko reagować na pojawiające się problemy. Na platformie HR możesz też tworzyć mocno konfigurowalne ankiety pulse.
• Odnowić framework OKR, żeby każda osoba była zestrojona z celami firmy – w swoim dziale i w całej organizacji.

Jak przeprowadzić audyt HR w małej i średniej firmie

Audyt HR jest dużo łatwiejszy, gdy dane kadrowe siedzą w jednym systemie, a nie w kilkunastu arkuszach. Platforma HR taka jak PeopleForce nie robi audytu za Ciebie, ale daje materiał, na którym audyt się opiera.

W praktyce chodzi o trzy rzeczy, które system i tak zapisuje w tle. Po pierwsze, historia zmian w polach profilu pracownika – widać, co i kiedy zostało zmienione, więc nie musisz odtwarzać tego z pamięci. Po drugie, dziennik zmian obejmujący operacje na rekordach, czyli ścieżka audytowa dla dokumentacji kadrowej. Po trzecie, raporty po polach niestandardowych, które pozwalają wyciągnąć przekroje potrzebne w audycie. To wystarcza, żeby przejść przez większość punktów z checklisty bez ręcznego zbierania danych.

Nawet jeśli masz większy zespół i mnóstwo danych do przejrzenia, system i tak pozwoli wyciągnąć kluczowe wnioski.

Przygotowując audyt, warto uwzględnić kilka głównych obszarów: efektywność, rekrutację, zgodność z przepisami i zaangażowanie pracowników.

Rekrutacja

• Proces rekrutacji od A do Z. Jak wygląda rekrutacja, zatrudnianie, preboarding i onboarding, i gdzie firma może się poprawić, żeby mieć lepsze wyniki?
• Skuteczność kanałów pozyskiwania i osób prowadzących rekrutacje. Dzięki automatycznym statystykom wiesz, który kanał zasługuje na większą uwagę, bo dostarcza dobrych kandydatów. Rolę gra tu też praca samych rekruterów – widać, gdzie można ich wesprzeć.
• Marka pracodawcy. Audyt HR pośrednio pomaga wychwycić, co poprawić jeszcze przed pierwszym kontaktem z kandydatem, tak żeby myśl o pracy u Was budziła entuzjazm. To wszystko można wyłapać i zmienić w trakcie audytu, żeby nowe osoby były zaangażowane od pierwszego dnia.

Efektywność

Audytując efektywność, możesz podzielić ją na trzy obszary:

• Procesy organizacyjne. Jakie są jasno określone obowiązki każdej roli w firmie i jak wygląda struktura raportowania?
• Zarządzanie efektywnością. Jak firma mierzy pracę poszczególnych osób i co robi, żeby podnieść ich skuteczność? Nasze oprogramowanie do zarządzania efektywnością pomoże przejrzeć cele pracowników.
• Przepływy pracy podnoszące wyniki zespołu. Ocena sprawności kluczowych procesów, w tym tych od dawna czekających na automatyzację, jest niezbędna, żeby ludzie mogli się rozwijać po audycie. Automatyzacja powtarzalnych zadań – na przykład planowania cyklicznych spotkań 1:1 o planach rozwoju – uwalnia czas na działania strategiczne.

Zgodność z przepisami

Sprawdzając zgodność, patrzysz na dwie główne rzeczy:

• Przepisy prawa

Najpierw trzeba ustalić, jakie przepisy obowiązują firmę – zwłaszcza teraz, gdy coraz więcej osób pracuje zdalnie z różnych miejsc. Chodzi o zasady traktowania pracowników, ochronę danych, rozliczenia podatkowe i wszelkie regulacje branżowe. Ich przestrzeganie jest kluczowe, żeby firma działała uczciwie wobec zespołu i nie wpadła w kłopoty prawne.

• Zasady wewnętrzne i zewnętrzne

Potem sprawdź regulacje wewnętrzne firmy i te zewnętrzne, które wpływają na jej działanie. Wewnętrzne obejmują zasady postępowania pracowników, regulaminy, praktyki zarządzania danymi i procedury bezpieczeństwa. Zewnętrzne to standardy branżowe, wymagane certyfikaty i wymogi stawiane przez instytucje państwowe lub organizacje branżowe. Aktualizowanie ich i przestrzeganie utrzymuje porządek w firmie i chroni jej reputację.

Zaangażowanie pracowników

Analizując zaangażowanie, warto rozłożyć je na dwa obszary:

• Wynagrodzenia i benefity

Mieści się tu cały wachlarz działań, od programów wellness po systemy premiowe. Chodzi o to, jak firma motywuje i wspiera ludzi przez różne pakiety świadczeń. Atrakcyjne wynagrodzenie i benefity podnoszą morale, zwiększają satysfakcję z pracy i pomagają zatrzymać najlepszych.

• Szkolenia i rozwój

Na dzisiejszym rynku kompetencje szybko się dezaktualizują. Przy szacowanym okresie połowicznego rozpadu umiejętności na poziomie pięciu lat firmy muszą traktować rozwój jako priorytet. Programy szkoleniowe dbają o to, żeby ludzie mieli kompetencje potrzebne w swoich rolach i nadążali za zmianami w branży. Inwestując w ciągłą naukę, mniejsze firmy wzmacniają zespół i budują sobie przewagę na lata.

Wypróbuj nasz e-book o audycie HR

Przy audycie HR nie musisz wymyślać koła na nowo. Żeby ułatwić sobie życie, warto mieć pod ręką checklistę, która pilnuje, żeby nic nie umknęło.

Taką checklistę już przygotowaliśmy. Wszystkie punkty audytu zebraliśmy w jednym e-booku. Dokument zawiera punkty i pytania audytowe dotyczące następujących obszarów:

• Na poziomie firmy
• Na poziomie rekrutacji
• Na poziomie onboardingu
• Na poziomie programu premiowego
• Na poziomie komunikacji i relacji pracowniczych
• Na poziomie oceny i zarządzania efektywnością

Audyt HR ułatwi Ci życie

Zaplanuj audyty HR, żeby praktyki kadrowe w firmie były aktualne. Warto oprzeć tegoroczny audyt na naszej platformie HR all-in-one. Pozwala ona przeprowadzić audyt sprawniej i oszczędzić czas oraz zasoby.

Dzięki funkcjom upraszczającym procesy kadrowe zespół HR może skupić się na działaniach strategicznych i rozwoju ludzi, jednocześnie pilnując zgodności i jakości operacyjnej.

Umów demo i porozmawiaj z kimś z naszego zespołu, kto pomoże dobrać rozwiązanie do Twoich potrzeb.