Донатити відпустки стало простіше: PeopleForce у партнерстві з KOLO прибирає операційні обмеження

За майже три роки повномасштабного вторгнення українці винайшли безліч способів збирати кошти на допомогу армії — це і благодійні аукціони, і виставки, і розіграші за донати. До таких зборів долучаються громадські діячі, артисти, професійні спільноти. Айтівці також не залишаються осторонь і активно підтримують армію, як особисто, так і на рівні компаній.

Для команди PeopleForce підтримка ЗСУ — це чітка позиція, що навіть не ставиться під питання, адже ми як український бізнес вважаємо, що перемога залежить від кожного з нас і кожен має зробити свій внесок. Головне тримати в голові конкретну мету, а от формати підтримки можуть бути різні. Одним із форматів, на який ми звернули увагу, стала ініціатива “Задонать відпустку” від наших друзів та партнерів KOLO.

Ініціатива “Задонать відпустку” та чому це важливо

Питання про актуальність відпусток у військовий час неодноразово піднімалась у IT колах за останні два з половиною роки. Спеціалісти ділилися, що вважають відпустку “не на часі” або просто не знають, як її провести у поточних умовах. Спостерігаючи цю тенденцію, благодійний фонд tech-спільноти KOLO ще у березні 2024 запустив ініціативу, яка дозволяє перетворювати невикористані дні оплачуваного відпочинку на донати, які підсилюють нашу армію.

Для багатьох спеціалістів, які не мають можливості або бажання взяти відпустку, ідея перевести накопичені дні у грошовий еквівалент і спрямувати його на допомогу армії виглядає достатньо практичною. Проте рішення про таку процедуру має прийматись на рівні компанії.

Керівництво має зібрати запити співробітників, які хочуть підтримати армію за рахунок своїх відпускних, потім обробити ці дані, зафіксувати обʼєм донатів, пропорційний заробітній платі цих співробітників, і розрахувати загальну суму, яку передасть у благодійний фонд. Для багатьох компаній, які зацікавилися ініціативою фонду KOLO, операційна заплутаність цього процесу стала тим фактором, який змусив їх відмовитися від участі у проєкті.

Основні виклики компаній, зацікавлених у ініціативі

Компанії, зацікавлені в ініціативі “Задонать відпустку”, стикалися з такими проблемами:

• Значні витрати часу: комунікація і узгодження суми донатів із самими співробітниками — достатньо довгий процес, якщо організовувати це у форматі переписок чи навіть таблиць.
• Складність систематизації даних: зібрати інформацію про кількість годин, спрямованих на донати, затвердити її та структурувати було непросто за відсутності єдиного інструменту і стандартизованого процесу. Також виникав ризик втратити частину даних або зробити помилку через ручну роботу.
• Заплутаність підрахунків: на етапі підрахунків загальної суми донату компанія також стикалася би з проблемою ручної роботи, адже дані треба було б перенести до централізованої бази, перевести години у грошовий еквівалент, а потім вирахувати їх із загального балансу відпустки співробітника.
• Юридичні складності: компанії, які співпрацюють із ФОП, можуть відносно легко перерахувати суму, виділену на відпускні, у благодійний фонд із відповідною поміткою. Тоді як у випадку компаній зі штатними працівниками і гіг-спеціалістами процедура буде складнішою, адже трудове законодавство України не передбачає можливості оплати суми відпускних на рахунок третьої особи. Також існують певні ризики, повʼязані з фактичною присутністю людини в офісі під час офіційної відпустки — наприклад, якщо людина травмується по дорозі на роботу або на робочому місці, роботодавець матиме проблеми.

Залучення команди PeopleForce

Команда PeopleForce давно звернула увагу на ініціативу “Задонать відпустку” як на проєкт, актуальний для IT-спільноти у сучасних умовах. Проте, поспілкувавшись із компандою KOLO, ми зрозуміли, що для того, щоб ця ініціатива запрацювала на повну, треба допомогти компаніям-учасницям організувати процес збору донатів. Так у нас виникла ідея обʼєднати зусилля, адже оптимізація процесів всередині команд — це саме те, на чому ми спеціалізуємось.

Як PeopleForce спрощує участь у проєкті “Задонать відпустку”

Перше, на що ми кинули свої сили, — це створення єдиного простору на платформі, у якому можна менеджити збори відпусток, які в результаті будуть опрацьовані і переведені у KOLO. В результаті цього нам вдалося протиставити операційним викликам, що стоять перед командами, наступні рішення:

• Централізований збір даних про донати: тепер менеджерам не потрібно особисто перепитувати у кожного співробітника, чи зацікавлений він в участі та скільки годин/днів він хоче задонатити. Все, що повинен зробити адміністратор платформи, — запустити кампанію “Задонать відпустку” у налаштуваннях PeopleForce, використовуючи надані фондом матеріали. З цього моменту збір буде активним та відображатиметься на головній сторінці PeopleForce. Кожен співробітник зможе долучитися до нього, клікнувши на банер збору та обравши кількість годин або днів, які хоче задонатити.
• Зручна обробка відправлених запитів на участь у кампанії: після того, як кампанія завершується, вся інформація про збір — хто і скільки годин/днів задонатив — вивантажується у репорт. Жодні дані не губляться і менеджмент може бути впевнений, що запити, які потрапили у цей репорт, — це всі наявні актуальні запити, історію яких можна відстежити.
• Автоматизований підрахунок суми донату: години/дні, зібрані в результаті кампанії, перераховуються на грошовий еквівалент автоматично згідно обсягу зарплати співробітника (звісно, за умови, що платформі PeopleForce надано доступ до цих даних). Відповідно, фінансовий департамент не має додаткового клопоту. При цьому важливо зазначити, що суми донатів списуються з балансу відсутностей і бюджету, виділеного на ці відсутності, і не впливають на поточний пейролл. 

Хто може долучитися до ініціативи “Задонать відпустку”

Функціонал “Задонать відпустку” доступний для всіх українських користувачів PeopleForce, але в першу чергу він буде цікавим компаніям, які співпрацюють з ФОП. В більшості це IT компанії, які вже знайомі з фондом KOLO як найбільшим благодійним фондом tech спільноти. 

За запитом на участь в ініціативі “Задонать відпустку”, KOLO надає всю необхідну для запуску документацію, а PeopleForce забезпечує матеріали, які допоможуть просувати її серед членів команди. На кожному етапі збору через платформу клієнт може звернутися у підтримку та отримати поради та консультації щодо організації процесу.

Прочитати детальніше про те, як компанії, що співпрацюють з ФОП, можуть запустити “Задонать відпустку” через PeopleForce, можна за посиланням. 

А от для компаній, в яких оформлені штатні працівники або гіг-спеціалісти, існують певні ризики, повʼязані із трудовим законодавством. У першу чергу вони стосуються неспівпадіння офіційних даних про перебування працівника у відпустці і його фактичного знаходження на робочому місці, що може призвести до штрафних санкцій у випадку перевірки. Додатково це можуть бути також питання секʼюрності у певних компаніях, де передбачається блокування перепусток на час відпустки.

Проконсультуватися щодо того, як коректно запустити ініціативу у вашій компанії з юридичної точки зору, ви можете звернувшись до фонду KOLO напряму.