Jak Autenti zbudowało skalowalne środowisko HR – 5 lekcji dla firm, które rosną szybciej niż ich procesy

Wiele działów HR w szybko rosnących firmach wpada w tę samą pułapkę. Im więcej pracowników, tym więcej narzędzi, arkuszy i rozproszonych danych, a zamiast budować zespół, HR coraz częściej szuka informacji. Ta praca zaczyna przypominać śledztwo: gdzie jest właściwy plik, w którym arkuszu są aktualne dane, kto wie, jak złożyć wniosek. Anna Wilczyńska, HR Manager w Autenti, dobrze zna moment, w którym technologia zamiast pomagać, zaczyna generować szum. Wie też, jak go wyciszyć. Oto pięć lekcji z jej doświadczenia.

Lekcja 1. Nie czekaj na „odpowiednią skalę”. O momencie decyduje złożoność, nie liczba etatów

Często słyszy się, że profesjonalny system HRM to inwestycja dla dużych korporacji. Doświadczenie Autenti temu przeczy: wdrożenie PeopleForce nastąpiło jeszcze przed przekroczeniem 100 pracowników. To nie liczba etatów wyznacza właściwy moment, tylko koszt koordynacji, czyli czas i ryzyko związane z ręcznym spinaniem danych między systemami. Im dłużej firma czeka, tym mocniej procesy utrwalają się w wielu narzędziach i przyzwyczajeniach. Przebudowa przy 80 osobach jest tania i szybka. Przy 300 to już większy projekt. Wczesne uporządkowanie i zaprojektowanie procesów pozwala uniknąć tzw. długu procesowego, który z każdym kwartałem rośnie.

Lekcja 2. Policz koszt rozproszonych danych i procesów, zanim urośnie

Zanim w Autenti pojawił się jeden spójny system, dane były rozsiane w wielu miejscach. Osobne narzędzie do rekrutacji, inne do urlopów, jeszcze inne do onboardingu, a nad wszystkim arkusze. Problemem nie był brak narzędzi na rynku, tylko brak ich połączenia. Systemy nie wymieniały się danymi, więc te same informacje trzeba było wpisywać kilka razy, a ich spójność wymagała ręcznego pilnowania. Ten koszt rzadko trafia do arkusza, bo rozkłada się na drobne straty: podwójne wprowadzanie danych, ryzyko błędu, brak wiarygodnych raportów i czas HR i menedżerów tracony na szukanie właściwego pliku. Każda z tych pozycji z osobna wygląda niewinnie. Zsumowane pokazują, ile naprawdę kosztuje brak jednego źródła prawdy.

Lekcja 3. Zanim wybierzesz system, przetestuj go na własnych procesach

Fundamentem skalowalnego HR jest tzw. „system of record”, czyli jedno miejsce, w którym dane pracownika są prawdziwe i aktualne – w Autenti takim systemem został PeopleForce. Wybór narzędzia warto oprzeć na realnym teście na własnych procesach, a nie na prezentacji handlowej. Same rozmowy z dostawcami też są ważnym elementem tej pracy. Przy każdej z nich lepiej rozumiesz własne potrzeby i doprecyzowujesz, czego naprawdę szukasz, a czego chcesz uniknąć. Anna Wilczyńska sprawdziła około 20 narzędzi, zanim podjęła decyzję, i to właśnie te porównania pokazały jej, co jest dla Autenti kluczowe.

Lekcja 4. Zacznij od procesu, który da Ci szybką wartość

Nie trzeba wdrażać wszystkiego naraz. Najwięcej daje rozpoczęcie od procesu, który przyniesie szybki, widoczny efekt. W Autenti był to onboarding, który wcześniej wymagał ręcznego spięcia wielu osób i zadań. W połączeniu z preboardingiem i automatyzacją stał się prawdziwym przełomem, a przy okazji zespół przemyślał od nowa całą logikę wdrażania nowych osób. Co ważne, cały proces ze wszystkimi zadaniami udało się uruchomić w dwa tygodnie, a na jego obsłudze Autenti zaoszczędziło około 30% czasu.

Lekcja 5. Zbuduj środowisko, które się skaluje

Skalowalne środowisko HR poznaje się po tym, że kolejne zatrudnienie nie dokłada pracy administracyjnej. Składają się na to trzy rzeczy. Po pierwsze, samoobsługa: pracownik sam sprawdza urlop czy składa potrzebny wniosek, zamiast pytać HR. Po drugie, automatyzacja: to system pilnuje terminów i przypomina o zadaniach, więc nic nie zależy już od tego, czy ktoś o czymś pamięta. Po trzecie, integracje: dane trafiają tam, gdzie są potrzebne, bez ręcznego przepisywania.

W Autenti integracja z systemem kadrowo-płacowym Optima zastąpiła ręczne zbieranie danych z maili, tabel i systemu urlopowego. Dziś przekazywane są automatycznie i w czasie rzeczywistym, co ogranicza ryzyko błędu tam, gdzie kosztuje on najwięcej. Natomiast integracja PeopleForce z Autenti pozwala automatyzować procesy, np. zatrudnienia kandydata tak, by żaden dokument nie wymagał drukowania, skanowania czy odręcznego podpisywania. Autenti dostarcza rozwiązania do weryfikacji tożsamości oraz podpisywania dokumentów, co pozwala w pełni cyfrowo zarządzać procesami kadrowymi.

Podsumowanie

Doświadczenie Autenti pokazuje, że wdrożenie systemu HR to nie heroiczna praca ani paraliżująca rewolucja. To proces, który można prowadzić etapami, krok po kroku odzyskując czas na pracę z ludźmi zamiast na szukanie danych w arkuszach. Kluczowa jest kolejność: zacznij od tego, co da szybką wartość i nie czekaj na moment, aż firma urośnie.

Skoro onboarding można uporządkować w dwa tygodnie, a na samym procesie odzyskać około 30% czasu, warto zadać sobie jedno pytanie: ile jeszcze godzin Ty i Twój zespół chcecie poświęcić na szukanie tego właściwego Excela?