Digitalizacja HR: jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca kadr

Przychodzisz do zarządu z pomysłem na digitalizację HR i słyszysz: „Przecież do tej pory jakoś to działało. Wypłaty idą, nikt nie narzeka”. Brzmi znajomo? To najczęstsza blokada zmian w kadrach i płacach. Trudno z nią dyskutować, dopóki nie masz w ręku liczb.

Dobra wiadomość: żeby je zdobyć, nie potrzebujesz systemu analitycznego ani zewnętrznego audytu. Wystarczy policzyć, ile czasu Twój zespół spędza na powtarzalnych czynnościach – odpowiadaniu na te same pytania, przepisywaniu danych i sklejaniu raportów z kilku plików.

W tym artykule pokazujemy, gdzie ten czas znika, jak go zmierzyć w tydzień i jak zamienić wynik w argument, który zarząd zrozumie. Korzystamy z doświadczeń ekspertek naszego webinaru „Jak połączyć HR, kadry i płace w jeden proces?” oraz z wyników ankiet, na które odpowiadali uczestnicy na żywo.

„Przecież działa”, tylko jakim kosztem?

Lista płac bez błędów nie oznacza jeszcze, że proces jest zdrowy. Podczas webinaru zapytaliśmy uczestników (45 osób), jak często na liście płac pojawiają się u nich błędy wymagające korekty.

Prawie połowa badanych przyznała, że korekty zdarzają się kilka razy w roku. Jednak deklaracja o ich braku to zaledwie wierzchołek góry lodowej – kluczowe pozostaje pytanie o faktyczny koszt takiej bezbłędności.

Idealnie naliczony payroll bywa bowiem okupiony gigantycznym nakładem pracy, stresem oraz czasem zespołu kadrowo-płacowego, który w okresie rozliczeń potrafi na kilka dni całkowicie odciąć się od świata. Pochłonięci bieżącym gaszeniem pożarów specjaliści często nie mają już przestrzeni na refleksję nad usprawnieniem procesów, a tej ukrytej ceny nie widać wprost w budżecie – kumuluje się ona w nadgodzinach, nerwach i cichym wyczerpaniu przed każdym zamknięciem listy płac.

Trudno się temu dziwić – źródło tego przeciążenia leży w codziennych narzędziach. Jak pokazuje raport „Blokery zmian w kadrach i płacach” (HR na Szpilkach × Symfonia), aż 82,1% specjalistów musi pracować poza głównym systemem przynajmniej kilka razy w miesiącu, a niemal połowa (49,5%) przy raportowaniu wciąż ręcznie łączy dane z oprogramowania i Excela.

Gdzie znika czas kadr i HR

Ręczna praca najczęściej zbiera się w czterech miejscach. Sprawdź, ile z nich widzisz u siebie:

• Proste pytania pracowników i managerów. „Ile zostało mi urlopu?”, „Gdzie jest mój pasek?”, „Kiedy kończą mi się badania?”. Każde z nich oznacza szukanie danych i odpisywanie.

• Przepisywanie danych między źródłami. Z papierowego kwestionariusza do systemu, z maila do programu kadrowo-płacowego, z jednego Excela do drugiego.

• Podwyżki w plikach. Kolejne wersje arkuszy od managerów, zbieranie akceptacji i sprawdzanie, czy zmiana na pewno dotarła do płac.

• Raporty „na czwartek”. Zarząd prosi o dane, a Ty zbierasz je z kilku miejsc i najpierw musisz ustalić, czy wszędzie chodzi o tę samą osobę.

Skalę rozproszenia pokazała pierwsza ankieta webinaru (51 osób, można było zaznaczyć kilka odpowiedzi). 92% uczestników trzyma dane pracownika w systemie kadrowo-płacowym, ale 76% również w papierowych teczkach, a 63% w Excelu. Przeciętnie wskazywali cztery miejsca na jedną osobę.

Ile kosztują proste pytania? Policz to tak, jak Marta Różańska

Marta Różańska pokazała wyliczenie, które wynika z jej rozmów z klientami BPiON bez żadnej samoobsługi. W takich firmach pracownicy i managerowie nie mają dostępu do swoich danych, więc każde pytanie trafia do kadr.

Dziesięć minut to nie tylko samo odpisanie. To przeczytanie wiadomości, zajrzenie do systemu albo akt i sprawdzenie, czy dane są aktualne. Marta zwróciła też uwagę, że kłopotem jest nie tylko liczba zapytań, ale i ich różna waga: jeden mail od kierownika potrafi zawierać dziesięć punktów, od sprawdzenia urlopu po skomplikowaną kwestię płacową. W firmach produkcyjnych takich pytań bywa jeszcze więcej.

Pamiętaj, że to doświadczenie jednej firmy doradczej, a nie dane rynkowe. Ich wartość polega na tym, że pokazują sposób liczenia. Podstaw własne wartości i zobacz, ile wychodzi u Ciebie.

Zmierz to sam: tydzień z arkuszem

Skąd wziąć twarde liczby na poparcie tych problemów? Wystarczy prosty, tygodniowy eksperyment z arkuszem kalkulacyjnym. Zamiast skomplikowanych narzędzi, przez pięć dni wystarczy skrupulatnie notować powtarzalne czynności i czas poświęcony na ich realizację.

Kolumny arkusza do tygodniowego pomiaru:

• Dzień i godzina

• Czynność (np. odpowiedź na pytanie o urlop, przepisanie kwestionariusza, wysyłka paska płacowego)

• Kto zgłosił (pracownik, manager, zarząd, finanse)

• Kanał kontaktu (mail, telefon, komunikator, osobiście)

• Czas w minutach

• Czy dane były dostępne w systemie? (tak / nie / częściowo)

• Czy czynność mogłaby się odbyć bez udziału HR? (tak / nie)

Przykładowy arkusz tygodniowego pomiaru (dane przykładowe)

Po tygodniu wystarczy pomnożyć wynik przez liczbę tygodni w miesiącu. Dwie ostatnie pozycje od razu wskażą zadania idealne do automatyzacji procesów HR lub wdrożenia samoobsługi pracowniczej. Z takim arkuszem można śmiało iść do przełożonego czy zarządu – pokazuje on czarno na białym, jak wysoki jest realny koszt marnowania czasu specjalisty na mechaniczne drukowanie, kopertowanie i manualne przepisywanie danych.

Mów językiem biznesu, nie tylko HR

Marta Różańska ma na zarząd jeszcze jeden sposób: zmienić perspektywę.

Jako przykład podała klienta, który zamiast mówić o potrzebach HR, wysłał managerom krótką ankietę: „Jak HR, kadry i płace mogą wesprzeć Cię w realizacji celów?”. Managerowie wskazali dostęp do informacji, uporządkowany proces podwyżek oraz przejrzyste dane o premiach. To przekonało zarząd.

Proces podwyżek to zresztą dobry przykład, bo angażuje wszystkich. Płace przygotowują aktualne wynagrodzenia, HR koordynuje, managerowie proponują kwoty, a akceptacje krążą w kolejnych wersjach Excela. Manager, który ma podjąć decyzję o podwyżce, potrzebuje historii wynagrodzenia i zatrudnienia pracownika. W wielu firmach musi o nią prosić kadry. Marta przypomniała też, że wraz z dyrektywą o jawności wynagrodzeń managerowie będą potrzebowali jeszcze lepszej znajomości widełek i zasad wynagradzania.

Ile kosztuje wdrożenie? Przykład Macopedii

Business case ma też drugą stronę: ile czasu zespół musi włożyć w samą zmianę. Tu przydają się liczby Agaty Jaworskiej. Wyciągnęła je z firmowego systemu do logowania czasu pracy, w którym wdrożenie systemu HR było osobnym zadaniem.

Na co poszły te godziny? Przede wszystkim na uporządkowanie i ujednolicenie danych, przygotowanie importu, ustawienie procesów i konfigurację. Pomoc IT ograniczyła się do pojedynczych godzin.

Efekt widać też w raportowaniu HR. Gdy zarząd prosi dziś Agatę o raport, na przykład o strukturę zatrudnienia potrzebną do wyceny nowego benefitu czy ubezpieczenia, dostaje go tego samego dnia albo od ręki.

A jak sprawdzić, czy zmiana zadziałała? Marta Różańska radzi śledzić liczbę zapytań do HR i to, jak często pracownicy korzystają z systemu. Jeśli korzystają dużo, to znak, że wcześniej część pytań w ogóle do HR nie trafiała. Ludzie po prostu odpuszczali, bo wiedzieli, że zawalony pracą zespół odpowie im za dwa dni.

Business case na jednej stronie

Masz już liczby? Ułóż je w prosty dokument dla zarządu. Więcej o tym, jak rozmawiać z finansami, piszemy w artykule o tym, jak przedstawić pomysł CFO.

Podsumowanie

Zarząd rzadko mówi „nie” digitalizacji HR z powodu ceny. Częściej dlatego, że nie widzi problemu. Kilkadziesiąt godzin miesięcznie zapisanych w prostym arkuszu zamienia „mamy dużo pracy” w konkretny argument.

Na koniec jedno pytanie do zadania w Twoim zespole: ile godzin w tym tygodniu poświęciliście na sprawy, które pracownik albo manager mógłby załatwić sam?

Obejrzyj nagranie webinaru

Jak PeopleForce pomaga odzyskać czas kadr i HR

PeopleForce to system HR, z którego korzysta 1800+ firm. Moduł Core HR przejmuje powtarzalną pracę administracyjną i współpracuje z Twoim programem kadrowo-płacowym, zamiast go zastępować.

• Samoobsługa pracownicza. Pracownicy sami zgłaszają zmianę danych w profilu i mają dostęp do swoich dokumentów, np. pasków płacowych przypisanych z jednego pliku PDF.

• Wnioski niestandardowe. Własne formularze, np. o benefit czy delegację, ze ścieżką akceptacji – zamiast próśb wysyłanych mailem i na komunikatorze.

• Zmiany wynagrodzeń z akceptacją. Manager proponuje zmianę we wniosku, a wynagrodzenie zmienia się dopiero po zatwierdzeniu. Cała historia wynagrodzenia jest na profilu pracownika.

• Raporty. Gotowe raporty (liczba pracowników, rotacja, historia wynagrodzeń) i kreator raportów niestandardowych, które możesz udostępniać managerom w zakresie ich uprawnień.

• Integracja z Comarch ERP Optima i enova365. Dwukierunkowa wymiana danych, dzięki której nie przepisujesz danych do programu kadrowo-płacowego.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu HR?

To zależy od wielkości firmy i stanu danych. W Macopedii (75 pracowników) wdrożenie trwało około trzech miesięcy i zajęło 99 godzin pracy po stronie firmy – głównie zespołu HR, który porządkował i ujednolicał dane. Agata Jaworska podkreślała, że na każdym etapie mogła liczyć na konsultantów dostawcy oprogramowania.

Czy po digitalizacji nadal trzeba ręcznie weryfikować listę płac?

Tak, ale inaczej. Marta Różańska radzi oddzielić weryfikację merytoryczną – składki, podatki, wyjątki, korekty wsteczne – od sprawdzania, czy do systemu trafiły właściwe dane. Pierwsza zostaje zadaniem specjalisty. Drugą w dużej mierze zdejmuje z Ciebie integracja.

Czy muszę wymieniać program kadrowo-płacowy?

Nie. System HR może współpracować z programem, którego już używasz. PeopleForce ma gotowe integracje z Comarch ERP Optima i enova365, a z innymi programami, takimi jak Navireo, łączy się przez otwarte API i webhooki. Zakres wymiany danych ustala się indywidualnie, w zależności od tego, jakie dane udostępnia dany program.

Czy integracja z Autenti jest dodatkowo płatna?

Integracja z Autenti to opcjonalny dodatek. Włączasz go wtedy, gdy potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, np. do umów o pracę zawieranych elektronicznie, i możesz korzystać z własnego konta Autenti. Do dokumentów, które nie wymagają formy pisemnej, wystarczy wbudowany podpis elektroniczny PeopleForce. Dzięki temu dopasujesz koszt podpisu do rodzaju dokumentów i uwzględnisz go w business case osobno. Szczegóły warto omówić podczas demo.

Czy proces podwyżek lepiej prowadzić cyklicznie, czy na wniosek managera?

Ekspertki nie wskazały jednej dobrej odpowiedzi. Marta Różańska zauważyła, że w praktyce żadnego z tych modeli nie da się uniknąć, a wybór zależy od polityki i regulaminu wynagradzania. W Macopedii działają oba: dwa cykliczne przeglądy w roku i wnioski managerów w międzyczasie, np. o premię po sukcesie projektu. Najważniejsze, żeby manager miał dostęp do historii zatrudnienia i wynagrodzeń.

Ile kosztuje PeopleForce?

Aktualne plany znajdziesz na stronie cennika PeopleForce. Koszt zależy od liczby pracowników, modułów i integracji, dlatego najlepiej umówić bezpłatne demo. To dobra okazja, żeby od razu oszacować koszt wdrożenia do Twojego business case.