Як сучасна HR-система посилює управління персоналом у бізнесі

Утримання персоналу входить у п’ятірку головних пріоритетів HR-менеджерів. Важко втримати сильних людей, не кажучи вже про те, щоб дати їм розкритися? Тоді ви за адресою.

Ми розуміємо, що HR-командам і тімлідам непросто. Саме тому хочемо поговорити про роль систем управління персоналом у компанії. Такі рішення знімають частину навантаження, автоматизуючи обсяг роботи, який дорівнює цілому робочому дню на тиждень. Цей час можна віддати задачам, які справді потребують вашої уваги.

Далі розбираємо, на що здатні сучасні HRM-системи.

Актуальні виклики в управлінні персоналом

Дослідження показують, що троє з чотирьох працівників потребують підтримки керівника, тоді як самі керівники тягнуть на 51% більше роботи, ніж можуть витримати. Через це понад 70% HR-лідерів почуваються перевантаженими й не мають ресурсу підтримувати команди.

Підвищувати мотивацію, самостійність і продуктивність людей непросто. Наймати нових теж, надто з огляду на обмежені бюджети, з якими стикається більшість компаній.

За американськими оцінками, середня вартість одного найму становить $4 700, а за іншими підрахунками сягає чотирикратної зарплати на цій позиції. Абсолютні суми на українському ринку інші, але логіка та сама: додайте сюди ціну помилкового найму або слабкого онбордингу, після якого людина йде в перші 90 днів роботи.

Що дають системи управління персоналом

HR-tech входить у п’ятірку пріоритетів керівників. І не дивно: щоб упоратися з цими викликами, потрібна система, яка працює на всіх: від керівників і HR до команд і окремих співробітників. Саме це й робить HRM-система.

Ось інструменти, які має містити сучасна HRM-система:

• Єдине місце для всіх HR-задач, даних про співробітників і робочих процесів
• Вбудована система відстеження кандидатів (ATS)
• Інструмент для контролю цілей через OKR і KPI
• Опитування для вимірювання задоволеності та залученості
• Облік робочого часу й керування навантаженням
• Налаштовуваний хелпдеск, куди співробітники надсилають запити й питання

Як компанії застосовують HR-платформи на практиці

Щоб отримати всі ці переваги й зібрати команду вмотивованих людей, потрібна платформа, яка закриває ваші потреби цілком. Далі розбираємо, як саме такі інструменти допомагають у щоденній роботі.

Налагоджені пребординг і онбординг

На перший погляд це синоніми, але терміни означають різне. Пребординг — це короткий етап перед онбордингом, коли новий співробітник знайомиться зі своїм майбутнім робочим середовищем: уже після офера, але ще до першого робочого дня. Тоді ж HR-менеджер збирає інформацію про людину та потрібні документи.

Єдина HR-система рятує від паперових стосів і загублених листів. Ви налаштовуєте анкету, яку новачок заповнює сам, а платформа автоматично підтягує ці дані у профіль співробітника в довіднику.

Форму можна налаштувати під будь-яку інформацію, яка вам потрібна:

• Особиста інформація: хобі, інтереси
• Побажання щодо робочого місця й техніки
• Додаткові документи або сертифікати
• Контакти на випадок надзвичайної ситуації
• Особливості здоров’я, алергії тощо

Пребординг-флоу готує новачка ще до першого дня: людина одразу відчуває контакт із командою й розуміє свої обов’язки.

Із першим робочим днем починається онбординг. Експерти Forbes називають цей процес критично важливим для утримання людей, зниження плинності й максимальної продуктивності.

І тут HRM-система теж закриває питання.

Її налагоджені воркфлоу роблять адаптацію плавною і приємною, а залученість новачка максимальною. У гнучкому софті для онбордингу можна створити скільки завгодно програм під різні відділи, кожну зі своїми дедлайнами.

Хороша система має добре налаштовуватися, щоб ви могли додавати задачі, тексти, зображення, відеоінструкції та будь-які інші вкладення, які тримають увагу. Що підводить нас до наступного пункту.

Вища залученість і утримання людей

Залученість досі залишається низькою, і її підвищення — одна з головних турбот HR-команд.

Один із найкращих способів підняти мотивацію й утримання — дати людям голос і показати, що його чують. HR-платформи роблять саме це:

• Регулярний і системний збір зворотного зв’язку
• Загальний індекс настроїв
• eNPS-опитування для відстеження задоволеності й розуміння, де саме покращувати
• Динаміка й тренди за результатами фідбеку
• Готові шаблони й запитання, які можна вільно змінювати
• Виявлення ключових чинників, що впливають на залученість
• Автоматичні гнучкі нагадування й запрошення до опитувань
• Аналітика рівня відповідей і статистика за сегментами
• Простий експорт результатів для презентації керівництву
• Відстеження коментарів і думок для персональніших інсайтів

Коли ви створюєте середовище, у якому людям дають простір, а їхні питання розв’язують швидко, лояльність зростає, а плинність падає.

Рішення на основі даних

Повний контроль над компанією означає розуміти, коли ухвалювати рішення, що рухають вас уперед. Для цього потрібен постійний доступ до HR-аналітики та звітності.

Ось які дані можуть давати HR-інструменти:

• Звіти щодо чисельності персоналу за підрозділами чи локаціями
• Детальні звіти про завантаженість для точного планування ресурсів на проєкти
• Звіти по залишках відпусток, лікарняних і відпусток за свій рахунок
• Плинність кадрів із фільтрами за локацією, відділом, посадою й типом зайнятості
• Звітність по KPI та OKR для постановки цілей і відстеження прогресу
• Дані performance review у розрізі команд або окремих людей із можливістю порівняння
• Воронка найму, яка показує, на якому етапі зазвичай відпадають кандидати
• Кастомні звіти
• Опитування задоволеності та eNPS

До речі, про задоволеність: ми розуміємо, що говорити з керівником про такі речі непросто. Тому в платформі є Safe Speak — можливість для команди висловитися через 100% анонімні звернення. Це безпечний простір, який допомагає підіймати складні теми й підтримувати здорову, прозору культуру.

Функціонал Safe Speak відповідає вимогам Директиви ЄС про захист викривачів, що особливо актуально для українських компаній, які працюють із європейськими клієнтами або мають юридичні особи в ЄС. Канал можна відкрити й для зовнішніх осіб, наприклад для кандидатів на ваші вакансії.

Ця функція гарантує, що рішення ухвалюються не лише на основі цифр, а й з увагою до людей. Так формується справедливе середовище, у якому жоден голос не залишається непочутим.

Краще управління результативністю

Як ми вже казали, HR-платформа має автоматично відстежувати KPI (ключові показники ефективності) та OKR (цілі й ключові результати). Ці дані дають змогу узгодити зусилля кожного з цілями компанії. Понад 86% керівників мають труднощі з побудовою зрозумілих кар’єрних траєкторій. PeopleForce допомагає це виправити й надати шляху співробітника більше сенсу.

Коли ви бачите прогрес кожного відділу, збитися з курсу складно. Можна будувати гнучкі дерева цілей з чеклістами для кожного члена команди й налаштовувати процеси з дедлайнами. Далі платформа сама тримає організацію на траєкторії зростання.

Інструменти Perform дають ще більше можливостей. Наприклад, можна запускати автоматичні 360-градусні опитування, щоб зібрати конструктивний і чесний фідбек про людину з кількох перспектив. Сприймайте їх як можливість вчитися, зокрема й для себе: висхідний зворотний зв’язок від команди прокачує лідерські навички.

І обов’язково зводьте все до продуктивних зустрічей 1:1. Створіть чекліст тем і задач, які автоматично переносяться на наступну зустріч, якщо їх не закрили. Так нічого важливого не загубиться.

Гнучкість і швидка адаптація

Зведіть усе разом за допомогою HRIS-системи, щоб отримати максимум автоматизації, продуктивності й гнучкості. Вона дає змогу діяти швидше, бо ви прощаєтеся з розкиданими документами й розрізненими даними. HRIS має централізувати все, зокрема:

• Інформацію про оплату праці
• Облік і запити на відпустки
• Кроки онбордингу та офбордингу
• Воркфлоу для процесів будь-якої складності
• Базу знань, де співробітники знаходять потрібну інформацію

Компанія, яка легко адаптується до внутрішніх і зовнішніх змін, почувається впевнено. HRIS допомагає реагувати швидко й зважено, бо ви завжди бачите чисельність команди, навантаження й стан людей.

Для українських компаній до цього додається окремий пласт задач: особові справи, накази, військовий облік, кадрові дедлайни й готовність до перевірки Держпраці. Жодна глобальна HR-система цього не закриває. Саме для цього є модуль Кадри: автозаповнення даних співробітника через Diia.Sharing, автоматична генерація картки П-2 та наказів, підписання через Дія.Підпис або файловий КЕП і централізований архів документів. Кадровий облік живе в тій самій системі, що й решта HR-процесів, а не в окремому Excel поруч.

Сучасні HR-системи інтегруються з інструментами, якими ви вже користуєтеся. Наприклад, PeopleForce працює з:

• Slack
• Google
• Microsoft
• Telegram
• LinkedIn
• Zoom
• WhatsApp
• Zapier

Переваги для HR-менеджерів

Ось що дає компанії HR-система на кшталт нашої:

• Закриває до 70% рутинних HR- і рекрутингових задач.
• За словами наших клієнтів, вивільняє близько 20 годин на тиждень.
• Для запуску потрібна одна людина і приблизно два тижні, залежно від розміру компанії.
• Користувачі повідомляють про зростання швидкості роботи на 25%, а це фактично додатковий робочий день.
• Разом із PeopleForce ви приєднуєтеся до понад 1600 компаній, які вже нам довірилися.

Як забрати максимум від управління персоналом

Сучасний HR-софт полегшує роботу через:

• Налагоджені пребординг і онбординг
• Вищу залученість і утримання людей
• Рішення на основі даних
• Краще управління результативністю
• Гнучкість і швидку адаптацію

All-in-one HR-система — це ваш ключ до самостійної команди, яка витримує і бізнесові, і людські виклики.

Наша платформа закриває всі описані сценарії. Замовте безкоштовне демо і отримайте 14 днів вільного доступу, щоб перевірити можливості PeopleForce.