Praca sezonowa

Praca sezonowa to zatrudnienie związane z powtarzalnym szczytem popytu: żniwa i zbiory, sezon turystyczny, okres przedświąteczny w handlu, zima w logistyce. Współpraca ma określony początek i koniec, a ten sam szczyt wraca w kolejnym roku.

Warto oddzielić sezonowość od długości umowy. Umowa na czas określony mówi, jak długo trwa współpraca; sezonowość mówi, dlaczego się kończy. W polskim prawie to rozróżnienie ma konkretny skutek: umowa zawarta w celu wykonywania pracy sezonowej jest wyłączona spod limitu trzech umów na czas określony i łącznego okresu trzydziestu trzech miesięcy, który poza nią przekształca umowę w bezterminową.

Zezwolenie na pracę sezonową

To warstwa, która w praktyce decyduje o tym, czy sezon wystartuje na czas. Dla cudzoziemców wykonujących pracę w rolnictwie, ogrodnictwie i turystyce przewidziano osobne zezwolenie na pracę sezonową, wydawane przez starostę za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy, na okres nieprzekraczający dziewięciu miesięcy w roku kalendarzowym.

Wniosek składa się zanim zacznie się szczyt, a nie w jego trakcie. Czas rozpatrzenia i wpis do ewidencji to realne tygodnie, które trzeba wstawić do harmonogramu sezonu obok czasu rekrutacji, badań i szkolenia. Procedura i lista objętych nią rodzajów działalności bywają zmieniane, więc przed każdym sezonem warto je potwierdzić.

Co jest trudne w zatrudnieniu sezonowym

• Wolumen w wąskim oknie. Roczna liczba rekrutacji ściśnięta w kilka tygodni, a odstęp między ofertą a pierwszym dniem liczony w dniach, nie tygodniach.
• Onboarding krótki, ale nie pozorny. Szkolenie BHP, badania wstępne, sprzęt i dostępy nie znikają dlatego, że ktoś odejdzie za trzy miesiące.
• Czas pracy w szczycie. Nadgodziny, praca w weekendy i odpoczynek dobowy napinają się dokładnie wtedy, gdy nikt nie ma czasu prowadzić ewidencji porządnie. Tam właśnie kontrola znajduje problemy.
• Dokumenty na skalę. Pięćdziesiąt umów podpisanych w tydzień to inny problem administracyjny niż pięćdziesiąt rozciągniętych na rok.
• Urlop i rozliczenie końcowe. Krótkie zatrudnienie też generuje urlop w wymiarze proporcjonalnym, a niewykorzystane dni trzeba rozliczyć ekwiwalentem.

Powracający pracownicy to cała gra

Największą dźwignią w pracy sezonowej jest odsetek powrotów. Osoba, która pracowała w zeszłym sezonie, zna sprzęt, teren i proces, potrzebuje ułamka wdrożenia i jest wydajna od pierwszego dnia zamiast od dziesiątego. Firma, która ściąga z powrotem połowę ekipy, prowadzi zasadniczo tańszy biznes niż ta, która co roku rekrutuje od zera, nawet jeśli obie płacą tyle samo.

Dlatego koniec sezonu waży więcej, niż się wydaje. To, jak wygląda rozliczenie, czy ostatni tydzień jest chaotyczny i czy padła informacja, że za rok ludzie są mile widziani, przesądza o koszcie rekrutacji w następnym sezonie. Zachowane kontakty i notatka o współpracy każdej osoby, która odeszła w dobrych relacjach, to najtańszy lejek, jaki ma firma sezonowa, a powracających pracowników warto śledzić świadomie, a nie z pamięci.

Planowanie sezonu przed sezonem

• Liczenie wstecz od daty szczytu, a nie w przód od dzisiaj. Od terminu szczytu odejmuje się czas rekrutacji, formalności, badań i szkolenia, żeby wyjść na moment startu poszukiwań.
• Liczby oparte na faktycznym wykonaniu zeszłego sezonu, a nie na planie, który dla niego napisano, łącznie z odsetkiem osób, które nie stawiły się pierwszego dnia.
• Podział ustalony z góry: które stanowiska muszą obsadzić osoby wracające, a które może zająć ktokolwiek, bo mają zupełnie inne terminy.
• Szablony dokumentów przygotowane przed nawałem, nie w jego trakcie.

To zwykłe planowanie zatrudnienia, tylko w dużo krótszym cyklu i z dużo mniej wybaczającym terminem. Etat obsadzony dwa tygodnie później to niedogodność. Brakująca dziesiątka ludzi przy zbiorach to stracony towar.

Jak PeopleForce wspiera sezon

Część rekrutacyjna dzieje się w Recruit, gdzie wakat publikuje się na wielu portalach naraz zamiast pojedynczo, a baza kandydatów z poprzednich sezonów pozostaje przeszukiwalna, więc zeszłoroczna ekipa jest filtrem, a nie starym arkuszem. Dla osób wracających kartotekę pracownika można reaktywować osobną ścieżką ponownego zatrudnienia zamiast zakładać ją od nowa, dzięki czemu historia zostaje w jednym profilu.

Po stronie administracyjnej personel sezonowy ma własną formę współpracy w Core HR, więc raport stanu zatrudnienia oddziela go od kadry stałej bez ręcznego filtrowania. Umowy powstają z szablonów i są podpisywane podpisem elektronicznym przez integrację z Autenti, a onboarding i offboarding idą na workflow zaczepionych o datę zatrudnienia i datę zakończenia z przesunięciem, więc ta sama lista kontrolna odpala się dla pięćdziesięciu osób bez pilnowania. Polityki urlopowe naliczają z proporcjonalnym pierwszym okresem, czyli dokładnie tak, jak wygląda trzymiesięczne zatrudnienie, a godziny przepracowane w szczycie rejestruje Time, zamiast odtwarzać je później z pamięci.