Podpis elektroniczny dokumentów pracowniczych

W UE rozporządzenie eIDAS uznaje podpis elektroniczny prosty, zaawansowany i kwalifikowany, a podpisowi nie można odmówić mocy dowodowej tylko dlatego, że jest elektroniczny. Jakiego typu wymaga dany dokument, zależy od kraju i dokumentu, dlatego sprawdź swoje umowy z prawnikiem.

Przy podpisie prostym pracownik potwierdza zapoznanie się z dokumentem i podpisuje. PeopleForce zapisuje status, a plik pozostaje bez zmian. Podpis zaawansowany przechodzi przez naszego partnera i wraca jako podpisany PDF ze ścieżką audytu, więc nadaje się do umów.

Tak, przez lokalnych dostawców. W Polsce PeopleForce łączy się z Autenti, które obsługuje podpis prosty i kwalifikowany. W Ukrainie pracownicy podpisują przez Diia.Signature lub klucz ID.gov, a podpisany plik przychodzi z protokołem podpisania. Oba rozwiązania uruchamiamy dla Twojej firmy na życzenie.

Podpisujący muszą mieć profil w PeopleForce: pracownicy, menedżerowie, HR i nowi pracownicy, którzy jeszcze nie zaczęli pracy. Nowi pracownicy podpisują swoje dokumenty w formularzu preboardingowym, bez konta.

Tak. Wybierz kilku pracowników, a każdy z nich dostanie własną kopię w swoim folderze i osobną prośbę o podpis. Pliki osobiste, takie jak paski wynagrodzeń, prześlij razem – PeopleForce dopasuje każdy plik do pracownika.

Podaje powód, a prośba zostaje zamknięta dla wszystkich podpisujących. HR widzi powód przy dokumencie i może wysłać do podpisu poprawioną wersję.

Pliki PDF i DOCX z folderu pracownika: umowy o pracę, NDA, potwierdzenia zapoznania się z politykami, paski wynagrodzeń i inne dokumenty HR. Pliki DOCX są podpisywane jako PDF.

Podpis prosty i zaawansowany są częścią planu Core HR Professional. O wolumeny podpisów i lokalnych dostawców podpisu kwalifikowanego zapytaj swojego opiekuna klienta.