HR-воркфлоу

HR-воркфлоу — це наперед описана послідовність кроків, яка запускається автоматично, коли спрацьовує тригер: настає дата, змінюється поле в картці співробітника або хтось запускає ланцюжок вручну. Замість того щоб HR-менеджер пам'ятав, що новачку потрібні ноутбук, підписаний NDA, бадді та чек-ін у перший тиждень, воркфлоу видає кожен із цих кроків у потрібний момент і показує, хто що закрив.

Різниця між воркфлоу і HR-процесом — в автоматизації. Процес — це домовлений спосіб щось робити, він може жити в хендбуці. Воркфлоу — той самий процес, зашитий у систему, з відповідальними, дедлайнами й нагадуваннями, тож він виконується однаково незалежно від того, чи стежить за ним HR.

Що запускає HR-воркфлоу

Чотири типи тригерів покривають майже всі випадки:

• Дата в картці співробітника. Дата найму, дата звільнення, кінець випробувального, день народження чи робоча річниця, зі зміщенням до або після. Саме це рухає пребординг, онбординг та офбординг.
• Зміна атрибута. Змінюється відділ, керівник, локація чи статус зайнятості — і воркфлоу реагує.
• Регулярний розклад. Тижневі, місячні або річні цикли для обов'язкового навчання, повторного ознайомлення з політиками чи інвентаризації техніки.
• Ручний запуск. Разові ситуації, які все одно варті чекліста: зміна ролі або повернення з тривалої відпустки.

Що саме автоматизують кроки воркфлоу

Один воркфлоу зазвичай змішує кілька типів кроків: задачі на керівника, ІТ або самого співробітника; листи й анонси, зокрема представлення новачка команді; документи на ознайомлення чи підпис; форми на заповнення; видачу доступів і техніки; зустрічі на кшталт один на один або перформанс-рев'ю на кінець випробувального. Кроки, які створюють паперову частину, одразу лягають у кадровий документообіг, тож підписаний файл потрапляє в потрібну теку без ручного перекладання.

З чого починати

Беріть процеси, які трапляються часто, мають кількох власників і дорого коштують, коли зриваються:

1. Онбординг. Найчастотніший процес із найбільшою кількістю передач між людьми, і саме по ньому новачок судить про компанію.
2. Офбординг. Відкликання доступів і повернення техніки — це питання безпеки, а не адміністрування, тому пропущені кроки дорогі.
3. Випробувальний та цикли оцінювання. Дати, які тихо минають, а потім перетворюються на незручні розмови.
4. Збір і повторне підписання документів. Усе, що прив'язане до аудиту чи регулятора.

Решта може почекати, поки ці чотири не почнуть працювати чисто. Автоматизація рідкісного процесу майже нічого не дає на всьому життєвому циклі співробітника.

Як спроєктувати воркфлоу, який виживе

Опишіть процес таким, яким він реально є сьогодні, а не таким, як описано в політиці. Випишіть кожну передачу і того, хто за неї відповідає. Далі приберіть кроки, для яких ніхто не може назвати причину, призначте решту на роль, а не на конкретну людину, і поставте реалістичне зміщення дедлайну від дати тригера. Прогоніть вручну один раз перед увімкненням і перегляньте після перших десяти спрацювань.

Типові помилки

Три сценарії ламають більшість воркфлоу:

• Автоматизація зламаного процесу. Швидкість робить погану передачу гіршою, а не кращою.
• Призначення кроків на конкретних людей. Воркфлоу помирає того дня, коли людина йде або йде у відпустку.
• Забагато сповіщень. Коли кожен крок пише п'ятьом людям, команда вчиться ігнорувати всі листи.

HR-воркфлоу в PeopleForce

Воркфлоу в Core HR запускаються зміною атрибута, подією, запланованою датою, повторюваним правилом або вручну. Заплановані спрацьовують у день, до або після дати найму, дати звільнення, кінця випробувального, дня народження, робочої річниці чи власного поля з датою, тож пребординг може стартувати за два тижні до першого дня, а офбординг — за тиждень до останнього.

Кожен воркфлоу — це ланцюг дій: поставити задачу, надіслати лист, згенерувати документ із шаблону або запросити завантажити готовий, зібрати підпис, надіслати форму, записати на курс, створити подію в календарі, поставити зустріч один на один, запустити рев'ю, запросити фідбек, створити акаунт у Google Workspace, налаштувати заміщення, відправити вебхук у зовнішню систему або запустити інший воркфлоу. Воркфлоу вішаються на співробітників, кандидатів або заявки на вакансію, тому та сама логіка покриває передачу з Recruit у Core HR без повторного введення даних.