Fundament: Akta osobowe, dane zespołu i urlopy na jednej platformie, a nowe osoby dodawane przez formularz, który sam aktualizuje dane płacowe. (Core HR)
Feedback i sprawiedliwe wynagradzanie
Zbuduj przejrzysty system premii oparty na wynikach.
Przeczytaj artykuł
Historie klientów
Cocos: zespół People, który wyrwał się z operacyjnej rutyny
Jak Cocos uwolnił zespół People od zadań operacyjnych z PeopleForce 🚀
2 w 1
systemy HR połączone w jednej platformie
5 minut
na start badania atmosfery, wcześniej 2 tygodnie przetwarzania danych
Około 4
badania atmosfery rocznie, wcześniej jedno lub dwa
Blisko 200 pracowników i biznes, który stale dokłada nowe produkty: argentyński fintech Cocos zarządzał działem People w dwóch osobnych systemach, a jeden z nich zawodził. Dzięki PeopleForce uporządkował procesy, zautomatyzował za pomocą workflow to, co wciąż robiono ręcznie, i odciążył zespół People, który może dziś skupić się na strategii i byciu bliżej ludzi.
Krótko o case study
Klient: Cocos, argentyński fintech zatrudniający blisko 200 osób, z sześcioosobowym zespołem People, zostawił za sobą dwa osobne systemy i zautomatyzował z PeopleForce procesy, które wciąż były ręczne. Zadań People Ops, które wcześniej zajmowały analityczce niemal cały dzień pracy, jest coraz mniej: zespół działa w rolach strategicznych, uruchamia badanie atmosfery w pięć minut i mierzy ją około czterech razy w roku.
Branża: Fintech / usługi finansowe
Lokalizacja: Argentyna
Pracownicy: blisko 200
Kim jest Cocos
Dynamiczny fintech z sześcioosobowym zespołem People
Cocos to argentyński fintech, który oferuje szeroki wybór produktów finansowych różnym grupom klientów, a po przejęciu banku dokłada także produkty bankowe. Zespół liczy blisko 200 osób, w większości młodych i przyzwyczajonych do tego, że ciągle dzieje się coś nowego. Działem People kieruje Sofi Dayan, People Manager, a w zespole pracuje sześć osób.
Problem
Dwa systemy, mnóstwo arkuszy i zespół uwiązany w operacjach
Przed PeopleForce procesy People w Cocos były rozproszone między dwoma systemami i wieloma arkuszami. Jedna z analityczek poświęcała niemal cały dzień pracy na zadania People Ops. Z takimi wyzwaniami mierzył się dział:
Dwa osobne systemy. Jeden do urlopów, akt osobowych i pasków wynagrodzeń, drugi do onboardingu i ocen pracowniczych. Pracownicy nie pamiętali, gdzie co się robi, i zapominali haseł.
System, który zawodził. W trakcie cyklu ocen około dziesięciu osób, które uzupełniły już feedback, straciło go i musiało wpisać wszystko od nowa.
Praktycznie brak wsparcia. Poprzedni dostawca odpowiadał na jednego maila tygodniowo, daleko od standardu, którego potrzebował zespół.
Dane w arkuszach. Pięć różnych arkuszy z danymi People, w tym arkusz zmian zatrudnienia uzupełniany ręcznie co miesiąc. Wystarczyło pominąć jedną osobę, by liczby przestały się zgadzać.
Podwójne wprowadzanie i ręczne przypominanie. Każdą nową osobę wprowadzano w dwóch miejscach, a zespół musiał przypominać pracownikom o wpisaniu urlopów.
„Nigdy nie zapomnę, jak w jednym z cykli ocen około dziesięciu osób, które wypełniły już cały feedback, straciło wszystko i musiało wypełniać go od nowa. Wtedy powiedziałam: nigdy więcej.”
Sofi Dayan
People Manager, Cocos
Zmiana
Dlaczego Cocos wybrał PeopleForce?
Po decyzji o zmianie Cocos przeanalizował dwie lub trzy platformy, zebrał opinie znajomych z branży i wyłonił dwóch finalistów. Po doświadczeniach z dostawcą, który prawie nie odpowiadał, głównym kryterium było wsparcie i to ono przesądziło o wyborze: odpowiedzi o każdej porze i spersonalizowane nagrania pokazujące, jak rozwiązać każdą potrzebę. Wdrożenie zaczęło się od zera, z Fede, przypisanym specjalistą ds. wdrożenia, według czterotygodniowego planu dopasowanego do terminów wewnętrznych procesów firmy. Gdy wszystko było już uporządkowane, zespół sprawdził, które procesy działają dobrze, ale wciąż mają ręczne kroki, i je zautomatyzował.
Efektywność: Cykle feedbacku dwa razy w roku i workflow, który przygotowuje każdego lidera przed przekazaniem feedbacku zespołowi. (Perform)
Atmosfera: Ankiety duplikowane i uruchamiane w pięć minut, z wynikami gotowymi zaraz po zamknięciu i widocznymi na bieżąco. (Pulse)
„Wdrożenie trwa cały czas. Nie było tak: ‚Jesteś nowy, pomagam ci przez cztery czy sześć tygodni i tyle’. Jesteśmy w stałym kontakcie.”
Sofi Dayan
People Manager, Cocos
Wyniki
Jak Cocos uwolnił zespół People od operacyjnej rutyny? Przed i po
Wcześniej jedna z analityczek poświęcała niemal cały dzień na zadania People Ops: arkusze, ręczne uzupełnianie danych płacowych i przypomnienia. Dziś takich zadań jest coraz mniej, a cały sześcioosobowy zespół pracuje w rolach strategicznych. Czas nie zniknął, tylko przeniósł się tam, gdzie żaden system nie zastąpi człowieka. „Mamy więcej czasu na rozmowy z ludźmi, na bycie bliżej nich, na te wszystkie ludzkie rzeczy, których systemy nie zastąpią”, mówi Sofi. Zmianę widać też w danych: na comiesięczne spotkanie ze współzałożycielami Sofi pobiera dane o zatrudnieniu i rotacji prosto z PeopleForce. A badania atmosfery, których opracowanie zajmowało co najmniej dwa tygodnie, mają dziś wyniki gotowe zaraz po zamknięciu, więc zespół może mierzyć atmosferę częściej.
Workflow, które konfiguruje się raz i używa wielokrotnie
Dla Sofi workflow to „gwiazda” PeopleForce. Dzięki nim Cocos zautomatyzował trzy procesy, które wcześniej zależały od kogoś z zespołu:
Przyjęcia nowych osób: Osoba wypełnia formularz w PeopleForce, tworzy się jej konto, a dane płacowe aktualizują się same. Wcześniej dane trzeba było wprowadzać w dwóch miejscach.
Przygotowanie do feedbacku: Przed każdym cyklem wszyscy liderzy dostają dobre praktyki i harmonogram, które wcześniej krążyły w osobnych wiadomościach na czacie lub mailem.
Jakość rekrutacji: Po pewnym czasie od zatrudnienia lider dostaje formularz, by ocenić, jak przebiegła rekrutacja. Talent Acquisition Analyst poświęcała na to do 2 godzin miesięcznie. Dziś sprawdzenie, czy wszystko jest w porządku, zajmuje najwyżej 30 minut.
Najlepsze jest to, że konfiguruje się je tylko raz. „Jeśli w kolejnym cyklu chcemy coś dodać, usunąć albo zmienić, to proste. A jeśli nie, włączamy i zapominamy”, wyjaśnia Sofi.
Wsparcie każdego pracownika z jego własnego widoku
Gdy pracownik pisze „nie mogę znaleźć, nie wiem, jak to zrobić”, Sofi loguje się jako ta osoba i wysyła zrzuty ekranu dokładnie tego, co ona widzi, krok po kroku. Z widoku administratora zespół People rozwiązuje też sprawy bez czekania: jeśli lider zapomniał zatwierdzić urlop albo udostępnić feedback przed wyjściem na urlop, robi to zespół. Urlopy, o które wcześniej trzeba było się dopominać, zespół może dziś wpisywać w imieniu dowolnej osoby. A dzięki kalendarzowi połączonemu z Google project managerowie widzą, kto jest nieobecny, i nie muszą wpisywać urlopów w innym narzędziu. Dla pracowników zasada jest prosta: jeśli coś dotyczy People, należy zajrzeć do PeopleForce.
„Opisałabym PeopleForce jako kompleksowe narzędzie dla People z najlepszym wsparciem w branży, bez dwóch zdań.”
Sofi Dayan
People Manager, Cocos
Dlaczego Cocos poleca PeopleForce
Zespół People z większą ilością czasu na strategię i bycie blisko ludzi.
Workflow, które automatyzują przyjęcia, feedback i ocenę jakości rekrutacji i działają cykl po cyklu.
Badania atmosfery z wynikami na bieżąco, by mierzyć ją około czterech razy w roku.
Dane o zatrudnieniu i rotacji gotowe na spotkanie z zarządem, bez ręcznych arkuszy.
Platforma, którą pracownicy przyjęli bez problemów i która jest bardzo intuicyjna.
Bliskie i stałe wsparcie podczas sprzedaży, wdrożenia i po nim.
Spis treści
Spostrzeżenia od
Zespół People wolny od operacyjnej rutyny, jak w Cocos? 🚀
PeopleForce pomaga zespołom HR zautomatyzować operacje i skupić się na strategii.