Автоматизація HR-процесів

Автоматизація HR-процесів — це виконання повторюваних кадрових задач програмою без ручної участі HR-команди. Замість того щоб спеціалістка пам'ятала про нагадування щодо випробувального терміну, готувала довідку про роботу чи вкотре просила поставити підпис, це робить заздалегідь налаштоване правило у потрібний момент. Автоматизація не замінює рішень HR: вона прибирає механічну частину HR-процесів, щоб час залишався на розмови, аналіз і рішення.

Які процеси автоматизують першими

Найкращі кандидати — масові, зрозумілі за правилами та з низьким ризиком помилки. У більшості компаній список виглядає так:

• Найм. Зміни статусів кандидатів, запрошення на співбесіди, листи з відмовою та нагадування всередині процесу найму.
• Онбординг і офбординг. Чекліст задач для керівника, IT і новачка, який створюється щойно підтверджено дату виходу. Та сама логіка працює у зворотному напрямку під час офбордингу.
• Документи. Договори, додаткові угоди та довідки, які формуються з шаблону з даними з бази даних працівників і одразу йдуть на підпис.
• Відпустки й відсутності. Ланцюжки погоджень, перерахунок залишків і сповіщення команді — саме тут облік відсутностей перестає бути роботою з таблицею.
• Оцінка та розвиток. Цикли рев'ю, що відкриваються за розкладом, і запити на фідбек, для яких нікому не треба вручну збирати список учасників.

З чого складається правило автоматизації

Будь-який автоматизований HR-воркфлоу має три частини. Тригер визначає, коли правило спрацює: зміна поля в картці працівника, подія на кшталт найму чи звільнення, конкретна дата, повторюваний розклад або ручний запуск HR-менеджером. Умова звужує аудиторію: лише певна локація, відділ або тип зайнятості. Дія — це те, що відбувається насправді: лист, призначена задача, форма для заповнення, згенерований документ, запит на підпис, подія в календарі, навчальний курс, запит на фідбек або вебхук, який передає дані в іншу систему.

Дії також плануються відносно тригера, і саме це робить автоматизацію корисною для всього, що має часову шкалу. Правило може надіслати документ за три дні до першого робочого дня, відкрити оцінку на дев'яностий день випробувального терміну або нагадати керівнику за тиждень до завершення контракту.

Що це дає HR-команді

Очевидна вигода — час, але стійкіші стосуються якості. Автоматизований процес проходить однаково для кожного працівника, тож досвід працівника перестає залежати від того, хто саме взявся за задачу. Дані живуть в одному місці, а не переписуються між таблицею, листуванням і зарплатним файлом, тому HR-аналітика нарешті має чисте джерело. А оскільки кожен крок логується, на питання щодо комплаєнсу є відповідь, яка не спирається на чиюсь пам'ять.

Як впровадити без хаосу

Почніть з опису процесу таким, яким він є сьогодні, разом із неформальними кроками, що робляться за звичкою. Автоматизуйте найповторюваніший шлях, а винятки свідомо залиште ручними: правило, яке намагається покрити всі крайні випадки, підтримувати складніше, ніж процес, що воно замінило. Призначте власника для кожного воркфлоу, переглядайте його раз на квартал і перевіряйте, як це виглядає ззовні, бо автоматизацію, що засипає пошту сповіщеннями, швидко перестають читати.

Автоматизація HR у PeopleForce

У воркфлоу PeopleForce такі правила збираються візуально: обираєте тригер (зміну поля, подію, дату, повторюваний розклад чи ручний запуск), визначаєте, на кого він поширюється, і додаєте ланцюжок дій — задачі, листи, форми, згенеровані документи, курси та запити на фідбек, кожну з яких можна запланувати до, у день або після дати тригера. Документи одразу йдуть в електронний підпис (в Україні — через Дія.Підпис), запити працівників приходять структурованими формами запитів, а не повідомленнями в чаті, і кожен завершений крок лишається в картці працівника.