Jak działa kalkulator ROI w HR od PeopleForce

Tworząc kalkulator ROI w HR od PeopleForce, zależało nam na rzetelnej, opartej na danych odpowiedzi na jedno proste pytanie:

Ten artykuł wyjaśnia dokładnie, jak obliczamy trzy kluczowe wskaźniki widoczne w wynikach: zaoszczędzone godziny, miesięczna wartość oszczędności oraz wzrost produktywności. Pokazujemy formuły, wyjaśniamy, skąd bierzemy założenia, i uczciwie mówimy, co kalkulator może, a czego nie może powiedzieć.

Co wprowadzasz do kalkulatora?

Kalkulator prosi o 5 informacji dotyczących firmy:

Wszystkie obliczenia uwzględniają rzeczywistą wielkość firmy i strukturę wynagrodzeń w Twojej organizacji, a nie np. ogólną średnią branżową, która nie odpowiada rzeczywistości.

Trzy wskaźniki, które mają znaczenie

Wyniki pokazują trzy podstawowe wskaźniki. Oto co każdy z nich oznacza i jak go obliczamy.

1. Zaoszczędzone godziny miesięcznie

Ogólna formuła szacowania oszczędności czasu:

Przykład 1. Wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą

• 10 minut zaoszczędzone na osobę (wyszukiwanie, aktualizacja, zarządzanie dokumentami pracowników oraz kontraktorów B2B)
• 50% rekordów wymaga aktualizacji miesięcznie (benchmark branżowy)
• Dla firmy 100-osobowej: (10 × 100 × 50%) / 60 =8,3 godziny zaoszczędzone miesięcznie

Przykład 2. Zarządzanie nieobecnościami

• 10 minut na wniosek urlopowy (przetwarzanie, akceptacja, śledzenie)
• Średnio pracownicy składają co najmniej 3 wnioski urlopowe rocznie (ok. 25% miesięcznie)
• Dla 100 pracowników: (10 × 100 × 25%) / 60 =4,2 godziny zaoszczędzone miesięcznie

Powtarzamy tę kalkulację dla każdej funkcji platformy, rozdzielając pracę HR od pracy menedżerów:

• Godziny HR: czas zaoszczędzony na zadaniach takich jak automatyzacja onboardingu, obsługa wniosków pracowniczych, analityka, zarządzanie dokumentami i procesy rekrutacyjne.
• Godziny menedżerów: czas zaoszczędzony na zadaniach administracyjnych, technicznym onboardingu i ocenach pracowniczych.

Im większa organizacja, tym więcej transakcji pracowniczych, wniosków urlopowych, ocen i procesów rekrutacyjnych a co za tym idzie, tym większy potencjał oszczędności.

2. Miesięczna wartość oszczędności (potencjał oszczędności w $)

Tu właśnie mają znaczenie dane o wynagrodzeniach. Zaoszczędzone godziny przeliczamy na realne koszty na podstawie faktycznych stawek w organizacji.

Krok 1: Oblicz stawki godzinowe

Przykład: 2 pracownicy HR z wynagrodzeniem 2,000 $ / miesiąc =  4,000 $ łącznie / 20 dni / 8 godzin = 25 $ /godzinę

Krok 2: Oblicz miesięczny koszt ręcznej pracy

To wartość, którą organizacja traci co miesiąc na nieefektywnych, ręcznych procesach HR.

Krok 3: Odejmij koszt platformy

Jeśli ta liczba jest dodatnia, organizacja generuje oszczędności. Jeśli jest niewielka, rekomendujemy rozpoczęcie wdrożenia od modułu Core HR.

Przykład: jeśli ręczna praca kosztuje 319 $ miesięcznie, a PeopleForce kosztuje 550 $ miesięcznie* to miesięczne oszczędności netto = 2,569 $

* Koszt PeopleForce zależy od liczby pracowników i wybranych modułów.

3. Wzrost produktywności (%)

Formuła:

Przykład: oszczędność 80 godzin HR przy 2 pracownikach HR daje: 80 / (160 × 2) = 80 / 320 = 25% wzrostu produktywności.

Ten wskaźnik pokazuje, jaka część zasobów zespołu HR przestaje być zajęta bieżącą obsługą i zaczyna realnie wpływać na doświadczenia pracowników, retencję i kulturę organizacyjną.

Skąd bierzemy dane porównawcze?

Skąd wiemy, że centralizacja dokumentów oszczędza 10 minut na pracownika albo że zarządzanie nieobecnościami pozwala zaoszczędzić 4,2 godziny miesięcznie?

Oto odpowiedź:

Czego kalkulator nie powie?

Kilka ważnych ograniczeń, o których warto wiedzieć:

Kalkulator ROI w HR to dobrze uzasadniona prognoza, nie gwarancja. Daje realistyczny punkt odniesienia oparty na danych z innych firm.

Przypadki szczególne: gdy liczby się nie wyświetlają

Nie każda firma jest teraz gotowa na pełną platformę PeopleForce. Mówimy o tym otwarcie.

Małe firmy z minimalnymi oszczędnościami:

Przy niewielkich kalkulacjach rekomendujemy moduł Core HR. Obejmuje to, co najważniejsze: bazę pracowników, zarządzanie dokumentami, nieobecnościami i procesami HR w rozsądnej cenie. Można skalować w górę wraz z rozwojem firmy.

Duże organizacje z wysokim potencjałem oszczędności:

Przy ponad 5000 pracowników standardowy kalkulator nie uchwyci całej złożoności organizacji. Duże firmy zazwyczaj działają w wielu krajach, mają specyficzne potrzeby w zakresie zgodności z przepisami i integracji systemów, co wymaga indywidualnej analizy. W takich przypadkach zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszym zespołem, który przygotuje spersonalizowaną kalkulację.

Zanim dojdzie do rozmowy z naszym zespołem

Kalkulator ROI w HR daje obraz finansowy i zasobowy. Zanim zostanie umówione demo, warto poświęcić chwilę na zastanowienie się nad rzeczywistymi problemami do rozwiązania. Nasz zespół pomoże znacznie skuteczniej, gdy rozmowa zaczyna się od jasnego obrazu tego, co nie działa.

Warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

Gdy te pytania mają już swoje odpowiedzi — warto porozmawiać z naszym zespołem. Pokażą, jak PeopleForce odpowiada na konkretne wyzwania, jak wygląda wdrożenie w praktyce i czy to właściwy krok dla organizacji na tym etapie.