Самообслуговування працівників (Employee Self-Service)

Самообслуговування працівників (Employee Self-Service, ESS) – це функція HR-системи, яка дає працівникові доступ до власної HR-інформації без звернення до відділу кадрів. Через портал або мобільний додаток людина сама оновлює особисті дані, подає запит на відпустку, перевіряє баланс днів, підписує документи та надсилає запити, а HR визначає, що можна змінювати самостійно і що потребує погодження.

Зазвичай ESS є частиною HRIS або HRM-системи. Замість того, щоб HR був єдиною точкою входу для кожного питання, працівники отримують прямий доступ до даних і процесів, які їх стосуються.

Що працівник може робити в порталі самообслуговування

Набір функцій залежить від системи та прав доступу, які налаштував HR, але типовий ESS-портал охоплює:

• Особисті дані. Оновлення адреси, телефону, банківських реквізитів або контакту для екстрених випадків. Зміни, що потребують перевірки, ідуть на погодження.
• Відпустки та відсутності. Запит на відпустку, лікарняний чи інший тип відсутності, перегляд поточного балансу та статусу кожного запиту. Див. облік відпусток та управління відсутністю.
• Документи. Доступ до договорів, політик і довідок, електронне підписання нових документів. Див. управління HR-документами та кваліфікований електронний підпис.
• Запити. Структуровані запити на техніку, компенсацію витрат, довідку з місця роботи або зміну даних із відстеженням статусу до завершення.
• Інформація про компанію. Довідник співробітників, організаційна структура, довідник працівника та оголошення.
• Завдання онбордингу. Заповнення форм, ознайомлення з політиками та виконання чеклістів під час процесу онбордингу.

ESS та самообслуговування менеджерів (MSS)

Разом із ESS зазвичай працює Manager Self-Service (MSS). Якщо ESS дає кожному працівникові доступ до власних даних, то MSS дає керівникові огляд команди: погодження відпусток і запитів на зміну даних, перегляд того, хто сьогодні відсутній, робота з прямими підлеглими, запуск процесів на кшталт запиту на нову позицію або оцінки ефективності. Разом вони переносять рутинні погодження з HR туди, де рішення фактично ухвалюється.

Навіщо компанії впроваджують самообслуговування працівників

Менше адміністративного навантаження на HR. Значна частина звернень до HR прості: скільки днів відпустки лишилося, змініть мені адресу, надішліть копію договору. Коли працівники закривають це самі, HR повертає собі час на роботу, що потребує експертизи.

Чистіші дані. Працівник краще за всіх знає свої дані. Коли він оновлює їх напряму, база даних працівників залишається актуальною, і нікому не треба передруковувати інформацію з листів чи паперових форм.

Швидші процеси. Запит на відпустку з порталу одразу потрапляє до керівника, погоджується одним кліком і автоматично оновлює баланс. Той самий запит електронною поштою може йти кілька днів.

Прозорість для працівників. Люди бачать свої баланси, статус запитів і підписані документи. Ця передбачуваність – невелика, але реальна частина досвіду працівника.

Історія змін. Кожна зміна та погодження фіксуються з часом і автором, що спрощує дотримання вимог захисту даних і проходження внутрішніх аудитів.

Як успішно впровадити ESS

1. Визначте, що працівник може редагувати сам, а що потребує погодження. Контактні дані зазвичай змінюються вільно, а посада, зарплата чи зміна прізвища проходять ланцюжок погодження.
2. Зберіть запити, які HR отримує найчастіше, і перетворіть їх на форми запитів із чіткими полями, відповідальними та термінами. Саме тут основну роботу виконують HR-воркфлоу.
3. Зробіть доступ максимально простим. Єдиний вхід (SSO), мобільний додаток та інтеграція з месенджерами на кшталт Slack знімають бар'єри, через які люди не користуються порталом.
4. Поясніть зміни команді. Розкажіть, що працівники тепер можуть робити самостійно і куди звертатися, якщо чогось не вистачає. Люди приймають те, що зручно, а не те, що вимагає політика.
5. Аналізуйте використання. Відстежуйте, які запити все ще приходять поштою чи усно, і додавайте їх до порталу.

Самообслуговування працівників у PeopleForce

У PeopleForce Core HR доступ до самообслуговування вмикається для кожного працівника окремо, тож HR вирішує, хто може входити в систему і що бачить. Зі свого профілю працівники подають запити на відпустку та перевіряють баланси, оновлюють особисті дані через форми запитів на самообслуговування з ланцюжком погодження, надсилають кастомні запити (техніка, компенсація витрат) і підписують документи електронно, зокрема кваліфікованим електронним підписом через Дія.Підпис. Керівники погоджують запити в тому ж інтерфейсі, а баланси й завдання доступні також у мобільному додатку та через Slack-бот. Питання, що потребують участі HR, можна вести як кейси в PeopleForce Desk.