Вакансія: що це, види вакантних посад і як їх закрити

Що таке вакансія

Вакансія — це вільна посада в штатному розписі компанії, на яку роботодавець шукає працівника. Вакантна посада вже передбачена структурою і бюджетом, але зараз її ніхто не займає. Слово походить від латинського vacans, «вільний, порожній».

У щоденній мові вакансією часто називають і саме оголошення про роботу. Насправді це різні речі: вакансія — це посада, а оголошення про вакансію — спосіб розповісти про неї кандидатам.

Види вакансій

Вид	Що це	Приклад
Відкрита (зовнішня)	оголошують публічно: на сайтах пошуку роботи, кар'єрній сторінці, у соцмережах	менеджер з продажу для нового офісу
Внутрішня	спершу пропонують власним працівникам через внутрішній підбір	тимлід з числа розробників команди
Закрита (конфіденційна)	не публікують, кандидатів шукають через рекомендації або executive search	заміна фінансового директора
Тимчасова	посада вільна на час відсутності працівника	заміна на час відпустки по догляду за дитиною
Нова посада	роль, якої раніше не було в штатному розписі	перший HR у компанії, що виросла до 50 людей

Чому виникають вакансії

Звільнення. Працівник іде з компанії, і висока плинність персоналу постійно відкриває нові вакансії.
Підвищення або переведення. Людина переходить на іншу роль, а її попередня посада звільняється.
Зростання. Компанія розширюється за планом чисельності персоналу і додає ролі.
Реорганізація. Зміна структури створює нові посади або змінює наявні.
Тривала відсутність. Декретна відпустка, довга лікарняна чи мобілізація залишають посаду тимчасово вакантною.

Вакансія і нова посада: у чому різниця

Вакансія — це посада, яка вже є в штатному розписі й бюджеті. Нову посаду спершу треба обґрунтувати й погодити: описати обов'язки в посадовій інструкції, визначити рівень оплати й додати роль до штатного розпису. Лише після цього вона стає вакансією, і починається пошук.

Облік вакансій потрібен не лише рекрутерам. Він показує коефіцієнт вакантних посад і різницю між фактичним і плановим headcount, а отже, де команді бракує людей.

Як закрити вакансію: 6 кроків

Підтвердіть потребу. Перевірте, чи не можна перерозподілити обов'язки, і погодьте відкриття вакансії з керівником та фінансами.
Опишіть посаду. Зафіксуйте завдання, обов'язкові й бажані вимоги, вилку зарплати та формат роботи.
Оберіть канали. Внутрішній конкурс, реферальна програма, сайти пошуку роботи, кар’єрний сайт компанії чи соцмережі.
Опублікуйте оголошення. Почніть з того, що людина робитиме і що отримає, а не зі списку вимог.
Проведіть відбір. Скринінг резюме, структуроване інтерв’ю і, за потреби, тестове завдання з однаковими критеріями для всіх.
Зробіть офер і підготуйте старт. Надішліть офер і заздалегідь сплануйте онбординг.

Метрики вакансій

Метрика	Що показує
Time to fill	скільки днів минає від відкриття вакансії до найму
Time to hire	скільки днів кандидат проходить шлях від відгуку до найму
Vacancy rate	яка частка посад у компанії зараз вільна
Cost per hire	скільки коштує закриття однієї вакансії
Джерела кандидатів	які канали дають найбільше найнятих, а не лише відгуків

Вакансії в Україні

Закон «Про зайнятість населення» забороняє в оголошеннях про вакансії пропонувати роботу лише жінкам чи лише чоловікам, ставити вимоги щодо віку та запитувати відомості про особисте життя кандидатів, якщо цього не вимагає специфіка роботи. Тому в оголошенні варто описувати завдання й навички, а не «ідеального кандидата».

Вакансії можна безкоштовно подати до Державної служби зайнятості, а найбільше відгуків зазвичай дають Work.ua, robota.ua, а в IT — DOU і Djinni. Через мобілізацію частина посад стає тимчасово вакантною: за працівником, призваним на військову службу, зберігаються місце роботи й посада (ст. 119 КЗпП), тож на цей час можна найняти іншу людину за строковим трудовим договором.

У PeopleForce вакансія проходить увесь шлях в одному місці. Керівник подає заявку на відкриття вакансії, вона йде на погодження за ланцюжком, який налаштувала компанія, а після схвалення рекрутер створює з неї вакансію в Recruit. Мультипостинг публікує оголошення на кількох сайтах пошуку роботи одночасно, кандидати рухаються етапами воронки, а інтерв'юери заповнюють оцінювальні картки. Звіти Time to fill, Time to hire і джерел кандидатів у HR-аналітиці показують, скільки триває закриття кожної вакансії і які канали справді працюють.