Wakat

Co to jest wakat

Wakat to nieobsadzone stanowisko pracy w strukturze firmy, na które pracodawca szuka pracownika. Stanowisko jest już przewidziane w strukturze i budżecie, ale obecnie nikt go nie zajmuje. Słowo pochodzi od łacińskiego vacatum, „to, co wolne”.

W codziennym języku wakatem nazywa się czasem samo ogłoszenie o pracy. W praktyce to dwie różne rzeczy: wakat oznacza stanowisko, a ogłoszenie o pracy to sposób poinformowania o nim kandydatów.

Rodzaje wakatów

Skąd biorą się wakaty

• Odejścia pracowników. Wysoka rotacja pracowników sprawia, że te same stanowiska otwierają się ponownie.
• Awanse i przeniesienia. Pracownik przechodzi do innej roli, a jego dotychczasowe stanowisko się zwalnia.
• Rozwój firmy. Firma rośnie zgodnie z planem zatrudnienia i dodaje nowe role.
• Reorganizacja. Zmiana struktury tworzy nowe stanowiska lub zmienia istniejące.
• Długie nieobecności. Urlop macierzyński, rodzicielski lub długie zwolnienie lekarskie zostawiają stanowisko tymczasowo wolne.

Wakat a nowe stanowisko

Wakat to stanowisko, które już istnieje w strukturze i budżecie. Nowe stanowisko trzeba najpierw uzasadnić i zatwierdzić: opisać obowiązki w opisie stanowiska, ustalić poziom wynagrodzenia i dodać rolę do struktury. Dopiero wtedy staje się wakatem i można zacząć rekrutację.

Ewidencja wakatów przydaje się nie tylko rekruterom. Pokazuje wskaźnik wakatów oraz różnicę między faktycznym a planowanym headcountem, czyli miejsca, w których zespołom brakuje ludzi.

Jak obsadzić wakat: 6 kroków

1. Potwierdzenie potrzeby. Warto sprawdzić, czy obowiązków nie da się rozdzielić, i uzyskać zgodę przełożonego oraz działu finansów.
2. Opis stanowiska. Należy spisać zadania, wymagania obowiązkowe i mile widziane, widełki wynagrodzenia oraz tryb pracy.
3. Wybór kanałów. Rekrutacja wewnętrzna, program poleceń pracowniczych, portale z ofertami pracy, strona kariery firmy lub media społecznościowe.
4. Publikacja ogłoszenia. Ogłoszenie lepiej zacząć od tego, czym kandydat będzie się zajmować i co otrzyma, a nie od listy wymagań.
5. Selekcja. Analiza CV, wywiad ustrukturyzowany i w razie potrzeby zadanie rekrutacyjne z tymi samymi kryteriami dla wszystkich.
6. Oferta i start. Po wyborze kandydata wysyła się ofertę pracy i z wyprzedzeniem planuje onboarding.

Wskaźniki rekrutacji na wakat

Wakat w polskim prawie

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia wakatu, ale reguluje sposób jego obsadzania. Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy o jawności wynagrodzeń: pracodawca przekazuje kandydatowi informację o wynagrodzeniu lub jego przedziale w ogłoszeniu albo przed rozmową kwalifikacyjną, nazwy stanowisk w ogłoszeniach mają być neutralne płciowo, a pytanie o wynagrodzenie z poprzedniej pracy jest niedozwolone.

Na czas nieobecności pracownika wakat można obsadzić umową o pracę na zastępstwo (art. 25 § 1 Kodeksu pracy). W samorządach nabór na wolne stanowisko urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny, a ogłoszenie publikuje się w Biuletynie Informacji Publicznej z terminem składania dokumentów nie krótszym niż 10 dni.

W PeopleForce wakat przechodzi całą drogę w jednym miejscu. Kierownik składa wniosek o otwarcie wakatu, który trafia do akceptacji według ścieżki ustalonej w firmie, a po zatwierdzeniu rekruter tworzy z niego wakat w Recruit. Multiposting publikuje ogłoszenie na kilku portalach jednocześnie, kandydaci przechodzą przez kolejne etapy, a osoby prowadzące rozmowy wypełniają karty oceny. Raporty Time to fill, Time to hire i źródeł kandydatów w analityce HR pokazują, ile trwa obsadzenie każdego wakatu i które kanały działają najlepiej.