Offer letter

Oferta pracy, czyli offer letter lub list ofertowy, to formalny pisemny dokument, w którym pracodawca proponuje wybranemu kandydatowi stanowisko i określa kluczowe warunki: nazwę stanowiska, datę rozpoczęcia, wynagrodzenie, tryb pracy oraz warunki, od których zależy oferta. Zamyka proces rekrutacji i otwiera relację zatrudnienia. W Polsce offer letter nie jest umową o pracę i Kodeks pracy go nie zna, ale przyjęta przez kandydata oferta ma charakter umowy przedwstępnej lub przynajmniej wiążącego zobowiązania, dlatego jej treść wymaga takiej samej staranności jak umowa.

Co zawiera offer letter

• Stanowisko. Nazwa stanowiska, dział, przełożony, lokalizacja i tryb pracy: stacjonarny, hybrydowy lub zdalny, spójny z opisem stanowiska, na który kandydat aplikował.
• Data rozpoczęcia i rodzaj umowy. Proponowany pierwszy dzień pracy, umowa o pracę na okres próbny, czas określony lub nieokreślony albo kontrakt B2B, pełny lub niepełny etat, długość okresu próbnego.
• Wynagrodzenie. Kwota brutto lub stawka z walutą i częstotliwością wypłaty, bonus powitalny, premie lub prowizje, udziały, jeśli dotyczy, oraz krótkie podsumowanie benefitów: opieka medyczna, karta sportowa, budżet szkoleniowy, dodatkowe dni wolne.
• Warunki. Od czego zależy oferta: pozytywne sprawdzenie kandydata, referencje, badania wstępne, podpisanie umowy o zachowaniu poufności.
• Termin i kolejne kroki. Do kiedy kandydat powinien odpowiedzieć, jak przyjąć ofertę i co nastąpi potem: umowa, dokumenty do preboardingu, logistyka pierwszego dnia.
• Zastrzeżenie. Informacja, że ostateczne warunki reguluje umowa o pracę, a oferta obowiązuje do wskazanej daty.

Offer letter a umowa o pracę

Offer letter to jednostronna propozycja, która staje się porozumieniem, gdy kandydat ją przyjmie; umowa o pracę to pełny dokument prawny z zakresem obowiązków, czasem pracy, urlopem, zasadami rozwiązania i klauzulami ograniczającymi. W Stanach Zjednoczonych offer letter bywa jedynym pisemnym dokumentem, jaki otrzymuje nowa osoba. W Polsce umowę trzeba zawrzeć na piśmie przed dopuszczeniem do pracy, więc oferta idzie pierwsza jako zobowiązanie obu stron, a umowa następuje przed pierwszym dniem. Oba dokumenty muszą się zgadzać: różnica w wynagrodzeniu lub dacie rozpoczęcia między ofertą a umową to najczęstsze źródło sporów w pierwszym tygodniu. Osobna kwestia to wycofanie oferty: prawnie możliwe, ale koszt dla marki pracodawcy jest wysoki, a jeśli strony zawarły umowę przedwstępną, kandydat może dochodzić odszkodowania.

Jak napisać ofertę, którą kandydat przyjmie

Liczy się tempo: kandydaci w aktywnym procesie dostają konkurencyjne oferty w ciągu kilku dni, a najlepszych ludzi traci się właśnie między ostatnią rozmową a listem. Najpierw oferta ustna przez telefon, pisemna tego samego lub następnego dnia. Używaj szablonu dla typu roli, żeby nic nie umknęło, ale personalizuj wstęp: dlaczego zespół wybrał tę osobę. Pokazuj cały pakiet, nie tylko pensję zasadniczą, i podawaj kwoty w treści listu, a nie w załączniku. Daj jasny termin trzech do pięciu dni roboczych i przygotuj się na negocjacje: większość odmów dotyczy pieniędzy lub nazwy stanowiska, a ustalone z góry widełki chronią przed chaotycznymi ustępstwami. Mierz wskaźnik akceptacji ofert razem z time to hire: wynik poniżej 80% zwykle wskazuje na problem z benchmarkiem płac albo tempem procesu, a nie z kandydatami.

Oferty pracy w PeopleForce

W PeopleForce Recruit oferta jest etapem lejka rekrutacyjnego, a nie dokumentem pisanym w edytorze tekstu. Rekruterzy raz tworzą szablony ofert ze zmiennymi, które wypełniają się danymi kandydata i wakatu przy tworzeniu listu, a przed wysłaniem oglądają podgląd maila i samej oferty. Kandydat otwiera ofertę online, czyta warunki i przyjmuje ją jednym kliknięciem z zapisem daty albo odrzuca z podaniem powodu, który zostaje w profilu; status aplikacji zmienia się automatycznie na „oferta przyjęta”. Akceptacja może uruchomić workflow zatrudnienia w Core HR: kandydat staje się zatrudnionym pracownikiem, przydzielane są zadania onboardingu, a umowa jest generowana z szablonu dokumentu i wysyłana do podpisu elektronicznego, w tym kwalifikowanego przez Autenti, więc warunki z oferty trafiają do kartoteki pracownika bez przepisywania.