Jak QuartSoft zautomatyzował procesy HR z pomocą PeopleForce API
Zobacz, jak QuartSoft oszczędziło do 80% czasu na rutynowych zadaniach HR dzięki integracji PeopleForce z Jira, DocuSign i Power BI.
Optymalizacja procesów HR
i skrócenie czasu realizacji rutynowych zadań nawet o 80%
W pełni zautomatyzowany onboarding
i proces wydawania sprzętu dzięki integracji z Jira
Scentralizowane zarządzanie danymi pracowników
w ramach jednej platformy
Uproszczony obieg dokumentów
dzięki integracji z DocuSign
Zautomatyzowana analityka HR
w Power BI
Sprawna wymiana informacji o nieobecnościach
dzięki integracji z Microsoft Teams
O firmie
QuartSoft to firma zajmująca się web developmentem, działająca od 1999 roku. Jej historia zaczęła się od małego, czteroosobowego zespołu. Dziś to międzynarodowa organizacja z biurami w Ukrainie i Europie. Ponad 200-osobowy zespół, pracujący głównie zdalnie, tworzy innowacyjne i dopracowane rozwiązania IT.
QuartSoft rozwija kilka linii produktowych, w tym Kadastr.UA, Soft Farm, QS Games i eClients, a także świadczy usługi outsourcingowe.
Wyzwania
Zbyt wiele manualnych procesów HR
Zarządzanie onboardingiem, offboardingiem i wydawaniem sprzętu firmowego opierało się na arkuszach kalkulacyjnych oraz listach zadań. Było czasochłonne i podatne na błędy.
Brak centralizacji danych pracowników
Niektóre działy nie miały dostępu do aktualnych informacji o pracownikach, co spowalniało wewnętrzne procesy i komunikację.
Brak integracji między narzędziami
Zespół korzystał z Jira, DocuSign i innych platform, ale brak odpowiednich integracji utrudniał łączenie procesów i zapewnienie spójności danych.
Niespójna analityka i raportowanie
Brak centralnego dostępu do danych o pracownikach ograniczał wgląd działu HR i kadry zarządzającej w trendy oraz wskaźniki zespołowe, co utrudniało podejmowanie decyzji na poziomie całej organizacji.
Ręczna obsługa dokumentów
Przygotowanie jednego dokumentu, np. NDA lub protokołu przekazania sprzętu, zajmowało managerom HR nawet 30 minut i wymagało kilkukrotnej weryfikacji poprawności.
Jak PeopleForce pomogło zespołowi QuartSoft
PeopleForce jako centralna baza danych pracowniczych
Wszystkie informacje dotyczące pracowników – od danych kontaktowych, przez polityki nieobecności, aż po ewidencję sprzętu – są przechowywane w jednym miejscu i synchronizowane między systemami. Dzięki temu dane są spójne i zawsze aktualne, co zapewnia przejrzystość oraz wygodną pracę wszystkim zespołom.
Automatyzacja procesów HR dzięki integracji z Jira
Zespół QuartSoft wykorzystał otwarte API PeopleForce do stworzenia własnej integracji z Jira, automatyzującej kluczowe procesy HR – od preboardingu i onboardingu, przez offboarding, aż po zarządzanie sprzętem. Dane z PeopleForce uruchamiają tworzenie zadań w Jira bez udziału użytkownika. Wykorzystywane są do tego szablony oraz niestandardowe pola, dzięki którym każde zadanie zawiera jasne instrukcje i terminy. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko błędów i pozwala zminimalizować pracę ręczną.
Obsługa podpisów dokumentów z wykorzystaniem DocuSign
Dokumenty są generowane automatycznie na podstawie danych pracowniczych z PeopleForce, a sam proces podpisu rozpoczyna się bezpośrednio z poziomu Jira. Oszczędza to czas i eliminuje konieczność ręcznego przygotowywania dokumentów. HR nie musi już zajmować się ich tworzeniem i wysyłką – cały proces odbywa się automatycznie, jednym kliknięciem.
Scentralizowana analityka dzięki Power BI
Integracja z Power BI umożliwia zespołowi QuartSoft pobieranie uporządkowanych danych HR z PeopleForce, takich jak role, projekty czy przełożeni i prezentowanie ich w formie wizualizacji wspierających decyzje zarządu. To ułatwia analizę efektywności zespołów i kosztów rekrutacji oraz i pozwala podejmować trafne decyzje wspierające cele biznesowe.
Integracja z Microsoft Teams
Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności są rejestrowane w PeopleForce, a informacje o nich automatycznie pojawiają się w aplikacji Teams. Managerowie otrzymują powiadomienia bezpośrednio w aplikacji – bez potrzeby logowania się do systemu czy przeszukiwania skrzynki mailowej.
To dopiero początek! 🚀 Po tym, co już udało nam się wspólnie osiągnąć, z entuzjazmem patrzymy na kolejne etapy współpracy. Dziękujemy za partnerstwo i za tak dopracowany produkt ❤️
Dlaczego QuartSoft poleca PeopleForce:
- Zaawansowane API umożliwiające płynne integracje i automatyzację procesów HR
- Wszystkie dane i procesy HR dostępne w jednym miejscu
- Podejmowanie decyzji na podstawie danych dzięki integracji z Power BI zbudowanej na API PeopleForce
- Możliwość dostosowania systemu do specyfiki firmy dzięki elastycznym procesom i polom niestandardowym
Dołącz do firm, które rozwijają się z PeopleForce
2025-07-07
7 minTransformacja operacyjna Addepto z PeopleForce
Zobacz, jak Addepto usprawniło i scentralizowało swoje procesy biznesowe oraz zoptymalizowało codzienną pracę dzięki naszej kompleksowej platformie HR
2025-07-025 minYouScan usprawniło procesy HR i zyskało większą elastyczność dzięki PeopleForce
Zobacz, jak PeopleForce pomogło YouScan w zarządzaniu zmianą, wdrażaniu nowych procesów i oszczędności czasu dzięki automatyzacji.
2025-07-026 minTransformacja strategii i procesów HR w AWT Bavaria z PeopleForce
Dowiedz się, jak AWT Bavaria usprawniła procesy rekrutacji, onboardingu i ocen pracowniczych dzięki PeopleForce.