Matryca kompetencji (skills matrix)

Matryca kompetencji (skills matrix, matryca umiejętności) to tabela, która zestawia osoby w zespole lub firmie z umiejętnościami wymaganymi przez pracę i dla każdej pary pokazuje poziom, jaki dana osoba osiągnęła, a często także poziom, jakiego wymaga rola. Wiersze to pracownicy, kolumny to umiejętności, a w każdej komórce znajduje się ocena w prostej skali, na przykład 0 brak, 1 podstawowy, 2 samodzielny, 3 ekspert, który może uczyć innych. Czytana w poziomie matryca pokazuje, co potrafi jedna osoba; czytana w pionie, ile osób potrafi jedną rzecz. To drugie spojrzenie czyni ją użyteczną: ujawnia pojedyncze punkty awarii, umiejętności, których nikt jeszcze nie ma, oraz miejsca, w których pieniądze na szkolenia naprawdę coś zmienią.

Co zawiera matryca kompetencji

• Umiejętności i kompetencje. Umiejętności techniczne (język programowania, maszyna, program), funkcjonalne (prognozowanie, negocjowanie umów), certyfikaty i uprawnienia oraz kompetencje behawioralne, takie jak zarządzanie interesariuszami. Większość zespołów ogranicza się do 10–25 pozycji, które rzeczywiście różnicują wyniki.
• Skala biegłości. Krótka skala z pisemną definicją każdego poziomu, tak by „2” od jednego menedżera znaczyło to samo co „2” od innego. Zwykle wystarczy cztery lub pięć poziomów.
• Poziom wymagany dla roli. Docelowy poziom każdej umiejętności dla każdego stanowiska lub grade'u z opisu stanowiska, który zamienia matrycę z opisu w analizę luk.
• Zainteresowanie lub gotowość. Opcjonalna flaga, czy osoba chce rozwijać daną umiejętność, która oddziela plany rozwoju, których ludzie będą się trzymać, od tych, których nie będą.
• Podstawa i data. Kto ocenił poziom, na jakiej podstawie i kiedy, bo oceny szybko się starzeją.

Do czego służy matryca kompetencji

Ryzyko i pokrycie. Kolumna z jedną „3” i zerami w pozostałych wierszach to osoba, której firma nie może stracić, a matryca pokazuje to wcześniej niż wypowiedzenie. Planowanie zasobów. Menedżerowie obsadzają projekty na podstawie matrycy, a nie z pamięci o tym, kto robił coś podobnego rok temu. Szkolenia i rozwój. Luka między poziomem obecnym a wymaganym staje się treścią indywidualnych planów rozwoju i listą priorytetów budżetu L&D; matryca podpowiada też, kto może być mentorem dla kogo. Rekrutacja. Luka, której nie da się domknąć wewnętrznie na czas, staje się wakatem z precyzyjną listą umiejętności. Ścieżki kariery i wynagrodzenia. Gdy poziomy są powiązane z grade'ami, matryca pokazuje pracownikowi, co dzieli go od kolejnego szczebla, i daje planowaniu sukcesji podstawę w dowodach, a nie w opinii menedżera. Zgodność. W pracach regulowanych lub krytycznych dla bezpieczeństwa matryca służy też jako dowód, że do określonych zadań przypisywane są tylko osoby z uprawnieniami.

Jak zbudować i utrzymywać matrycę

Zacznij od pracy, nie od ogólnej biblioteki kompetencji: wypisz umiejętności, których naprawdę wymagają cele zespołu na najbliższe dwanaście miesięcy. Zdefiniuj skalę w kategoriach zachowań, z przykładem dla każdego poziomu. Najpierw niech pracownicy ocenią się sami, potem niech zweryfikują to menedżerowie, a rozbieżności rozstrzygaj w rozmowie, nie przez uśrednianie. Poziom wymagany dla roli ustalaj razem z menedżerem rekrutującym i HR i nie oznaczaj wszystkiego jako „ekspert”. Przeglądaj matrycę w stałym rytmie, zwykle przy każdym cyklu oceny okresowej, a także po każdym zatrudnieniu, odejściu lub ukończonym szkoleniu. Matryca w arkuszu jest zwykle dokładna w miesiącu, w którym ją zbudowano, i błędna po roku; matryca połączona z kartoteką pracownika, ocenami i historią szkoleń pozostaje aktualna, bo zdarzenia, które ją zmieniają, i tak są rejestrowane.

Matryca kompetencji w PeopleForce

W PeopleForce Perform matryca kompetencji powstaje z kompetencji zdefiniowanych w systemie, a nie z osobnego pliku. HR definiuje kompetencje na trzech poziomach: korporacyjne dla wszystkich, działowe dla jednostki i stanowiskowe dla konkretnej roli, każdą z opisem i obserwowalnymi wskaźnikami, oraz przypisuje im wagi, dzięki czemu z ocen kompetencji wylicza się wynik efektywności. Kompetencje są oceniane w cyklach ocen przez pracownika, menedżera i, jeśli tak skonfigurowano, współpracowników, więc poziomy w matrycy pochodzą z udokumentowanej oceny z datą, a nie z jednorazowego ćwiczenia. Wyniki zasilają plany rozwoju z zadaniami i przypomnieniami o terminach, a licencje i certyfikaty w profilu pracownika mają alerty o wygaśnięciu, więc część matrycy dotycząca uprawnień aktualizuje się sama. Ponieważ kompetencje są w tej samej kartotece co stanowisko, dział i przełożony, HR może porównać obecne poziomy z wymaganiami stanowiska w całej firmie, wychwycić umiejętności posiadane tylko przez jedną osobę i planować rekrutację, szkolenia oraz sukcesję na żywych danych.