Odprawa

Odprawa (severance pay) to świadczenie, które pracodawca wypłaca pracownikowi, gdy stosunek pracy kończy się z inicjatywy firmy lub z przyczyn niedotyczących pracownika, najczęściej w wyniku zwolnień, likwidacji stanowiska lub restrukturyzacji. Ma złagodzić przejście między ostatnią wypłatą a nową pracą. W zależności od kraju odprawa bywa uprawnieniem ustawowym, zobowiązaniem umownym albo dobrowolną wypłatą w zamian za zrzeczenie się roszczeń.

Odprawa a wynagrodzenie za okres wypowiedzenia i rozliczenie końcowe

Przy rozstaniu często zbiegają się trzy wypłaty i łatwo je pomylić. Rozliczenie końcowe to pieniądze już zarobione: pensja do ostatniego dnia, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należne premie i prowizje. Wynagrodzenie za okres wypowiedzenia (lub odszkodowanie za jego skrócenie) rekompensuje okres wypowiedzenia, którego pracownik nie przepracował. Odprawa jest ponad oba: to rekompensata za samą utratę pracy. Rozliczenie końcowe należy się zawsze, odprawa tylko w określonych sytuacjach.

Kiedy odprawa jest obowiązkowa w Polsce

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych) nakłada obowiązek odprawy na pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób, zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych, jeśli wyłączną przyczyną rozwiązania umowy są przyczyny po stronie pracodawcy. Wysokość zależy od stażu u danego pracodawcy:

• jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż 2 lata,
• dwumiesięczne wynagrodzenie przy stażu od 2 do 8 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie przy stażu powyżej 8 lat.

Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. U pracodawców poniżej 20 osób ustawowej odprawy nie ma, chyba że przewiduje ją umowa, regulamin lub układ zbiorowy. Odrębne odprawy przewiduje Kodeks pracy: emerytalno-rentową (art. 92¹) w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia oraz pośmiertną (art. 93). Przy wypowiedzeniu przez pracownika, rozwiązaniu za porozumieniem stron z inicjatywy pracownika lub zwolnieniu dyscyplinarnym odprawa ustawowa nie przysługuje.

Jak oblicza się odprawę

Odprawę ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop: podstawą jest wynagrodzenie zasadnicze z miesiąca rozwiązania umowy oraz średnia składników zmiennych z poprzedzających miesięcy. Firmy, które płacą więcej niż ustawowe minimum, najczęściej stosują formułę „N miesięcy za każdy rok pracy” lub stałą liczbę miesięcy zależną od poziomu stanowiska. Od odprawy ustawowej odprowadza się podatek dochodowy, ale nie składki ZUS, co warto uwzględnić przy komunikowaniu kwoty netto.

Co zwykle zawiera pakiet odejściowy

• Sama odprawa, jako wypłata jednorazowa lub kontynuacja pensji przez określony czas.
• Kontynuacja prywatnej opieki medycznej lub innych benefitów przez ustalony okres.
• Zasady dotyczące udziałów, premii i prowizji, które w normalnym trybie wypłacono by później.
• Wsparcie w poszukiwaniu pracy (outplacement), obowiązkowe przy niektórych zwolnieniach grupowych.
• Uzgodnione referencje i plan komunikacji dla zespołu.
• Porozumienie, w którym pracownik potwierdza brak roszczeń i zobowiązania wynikające z NDA czy umowy o zakazie konkurencji.

Jak HR powinien prowadzić proces odprawy

Spisz politykę, zanim będzie potrzebna, aby decyzje w trudnym momencie były spójne i wytłumaczalne. Sprawdź podstawę rozwiązania umowy, staż i próg 20 pracowników, a następnie zastosuj formułę firmową. Udokumentuj przyczynę, wyliczenie i datę wypłaty; o to zapyta prawnik, audytor albo inspektor PIP. Przekaż decyzję osobiście, wystaw oświadczenie o wypowiedzeniu i porozumienie bez zwłoki, a resztę offboardingu przeprowadź z taką samą starannością jak onboarding: dostępy, sprzęt, przekazanie wiedzy i exit interview, jeśli jest na miejscu.

Odprawa i offboarding w PeopleForce

W PeopleForce Core HR rozstanie zaczyna się od formularza zwolnienia, w którym zapisuje się typ i przyczynę z list zdefiniowanych przez firmę, więc odejścia dobrowolne i zwolnienia z przyczyn pracodawcy są rozdzielone od pierwszego dnia, a raport przyczyn odejść pokazuje, dlaczego ludzie odchodzą. Zatwierdzenie formularza może uruchomić workflow offboardingu z zadaniami dla HR, IT, finansów i menedżera, a dokumenty rozwiązania umowy generują się z szablonów i są podpisywane podpisem elektronicznym, w tym kwalifikowanym przez Autenti. Historia wynagrodzenia zasadniczego i saldo urlopu są w tym samym profilu, więc kadry i płace mają dane do rozliczenia końcowego i odprawy bez arkuszy, a dostęp pracownika do systemu wygasa automatycznie dzień po ostatnim dniu pracy.