Wirtualny HR

Wirtualny HR to dostarczanie usług HR przez oprogramowanie i kanały zdalne zamiast obsługi osobistej. Pracownicy sami znajdują odpowiedzi na rutynowe pytania, wnioski trafiają do właściwych osób automatycznie, dokumenty podpisuje się bez drukowania, a dane o ludziach mieszkają w jednym systemie, a nie w segregatorze i czterech arkuszach.

Warto odróżnić wirtualny HR od dwóch rzeczy, z którymi bywa mylony. To nie to samo co praca zdalna: zakład produkcyjny, gdzie wszyscy są na miejscu, może mieć w pełni cyfrowy HR, a rozproszony zespół może prowadzić wszystko w mailach. To także nie outsourcing HR, w którym praca wychodzi poza firmę. W wirtualnym HR praca zostaje w środku, zmienia się tylko kanał, którym dociera do ludzi.

Co to oznacza w polskich realiach

Przepisy zdążyły za praktyką w kilku kluczowych miejscach. Dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe, można prowadzić i przechowywać w postaci elektronicznej, a postać papierowa i elektroniczna są równoważne. Zwolnienia lekarskie trafiają do pracodawcy elektronicznie przez profil na PUE ZUS, bez papierowego druku przynoszonego do biura. Praca zdalna ma własne miejsce w Kodeksie pracy wraz z obowiązkiem uzgodnienia zasad i ekwiwalentu.

Dla części oświadczeń i umów wystarczy forma dokumentowa, ale tam gdzie przepis wymaga formy pisemnej, równoważny jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. To rozróżnienie decyduje o tym, co naprawdę można przenieść do systemu, więc warto ustalić je z prawnikiem osobno dla każdego typu dokumentu, zanim zaprojektujesz proces.

Co dobrze przenosi się do sieci

Część pracy HR jest masowa, oparta na regułach i pozbawiona emocji. Właśnie ona powinna przestać zjadać ludzką uwagę:

• Nieobecności i urlopy: wnioski, salda, akceptacje, kalendarze. Ewidencja urlopów to w większości firm największe źródło powtarzalnych maili do HR.
• Zmiany danych osobowych: adres, numer konta, kontakt na wypadek zdarzeń nagłych.
• Wnioski o zaświadczenia: potwierdzenie zatrudnienia, paski płacowe, kopie umów.
• Podpisywanie umów, aneksów i oświadczeń o zapoznaniu się z politykami, tam gdzie trzeba przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Pytania o zasady, na które odpowiada się raz w przeszukiwalnym regulaminie dla pracowników, a nie czterdzieści razy na czacie.
• Ustrukturyzowane etapy onboardingu i offboardingu: dostępy, sprzęt, listy kontrolne, terminy.

Czego nie przenosi się do sieci

Błędem wirtualnego HR jest uznanie kanału za całość pracy. Zwolnienia, skargi, spory o wynagrodzenie, konflikty między współpracownikami i rozmowy, w których komuś jest ciężko, wymagają głosu, a w miarę możliwości twarzy. Dobrze zbudowany system wygospodarowuje czas właśnie na takie rozmowy, a nie zastępuje ich. Pracownik, który dowiaduje się o zwolnieniu z powiadomienia systemowego, zapamięta to na lata.

Cztery elementy, bez których to nie działa

Wirtualny HR rozsypuje się, gdy brakuje któregokolwiek z nich:

• Jedno źródło prawdy. Jedna baza danych pracowników, z której czytają kadry, menedżerowie i raportowanie. Dwa systemy oznaczają dwie wersje stanu zatrudnienia i spory co miesiąc.
• Prawdziwy samoobsługowy dostęp. Pracownik musi widzieć własne salda, dokumenty i wnioski bez pytania kogokolwiek. Samoobsługa, która pokazuje wyłącznie formularz, jest skrzynką na wnioski, nie usługą.
• Automatyzacja na wyzwalaczach. Workflow HR uruchamiane przez zdarzenia i daty, a nie przez to, że ktoś sobie przypomniał.
• Baza wiedzy. Zasady spisane, wersjonowane i możliwe do wyszukania, żeby odpowiedź nie zależała od tego, kto akurat jest dostępny.

Gdzie takie wdrożenia się łamią

Za większość rozczarowań odpowiadają trzy wzorce:

• Cyfryzacja bałaganu. Popsuta ścieżka akceptacji z sześcioma osobami staje się popsutą cyfrową ścieżką akceptacji z sześcioma osobami, tyle że teraz nikt nie przyspieszy jej osobiście.
• Rozrost narzędzi. Osobne systemy do urlopów, dokumentów, ocen i ankiet odtwarzają dokładnie te silosy, które przejście do sieci miało zlikwidować.
• Brak planu adopcji. Jeśli menedżerowie dalej akceptują urlopy na czacie, system trzyma niepełny zapis, a niepełny zapis jest gorszy niż żaden, bo ludzie mu ufają.

Jak PeopleForce wspiera wirtualny HR

Warstwa automatyzacji w PeopleForce opiera się na wyzwalaczach, nie na przypomnieniach. Workflow może ruszyć ręcznie, po zmianie atrybutu pracownika, po zdarzeniu, według harmonogramu albo cyklicznie. Workflow harmonogramowane zaczepiają się o realne daty w cyklu życia pracownika: data zatrudnienia, data zakończenia współpracy, koniec okresu próbnego, urodziny lub rocznica pracy, każda z przesunięciem przed, w dniu albo po. To, co workflow potem robi, jest równie konkretne: przydziela zadania, wysyła maile, generuje dokument z szablonu, prosi o załącznik, zbiera formularz, tworzy wydarzenie w kalendarzu, uruchamia ocenę, odpala kolejny workflow albo wywołuje webhook.

Wokół tego stoi to, czego pracownicy dotykają na co dzień: katalog pracowników i struktura organizacyjna do samodzielnego przeglądania, formularze wniosków dla wszystkiego, co wymaga akceptacji, ewidencja urlopów z saldami widocznymi dla samego pracownika oraz podpis elektroniczny na umowach i aneksach, w Polsce przez integrację z Autenti. Pytania o zasady, które inaczej przychodziłyby pojedynczo, zamyka baza wiedzy Desk.