Core HR

Core HR to podstawowa warstwa systemu HR w firmie: kartoteka pracownika, struktura organizacyjna, historia zatrudnienia, dokumenty i nieobecności. Wszystko inne w HR czyta właśnie stąd. Rekrutacja przekazuje tam nową osobę, kadry i płace pobierają dane o umowach i nieobecnościach, oceny okresowe korzystają z linii raportowania. Kiedy ktoś mówi o platformie HR jako o „jednym źródle prawdy”, ma na myśli właśnie core HR.

Co należy do core HR

Granice różnią się między dostawcami, ale warstwa podstawowa prawie zawsze zawiera:

• Kartoteki pracowników. Dane osobowe i zatrudnieniowe w uporządkowanej bazie danych pracowników, a nie w rozproszonych arkuszach, z własnymi polami dopasowanymi do firmy.
• Strukturę organizacyjną. Działy, lokalizacje, linie raportowania i schemat organizacyjny, z którego korzysta cała firma.
• Historię zatrudnienia. Zmiany stanowisk, formę zatrudnienia, okres próbny, wymiar czasu pracy i daty umów, każda zapisana z datą obowiązywania, żeby historia pozostała nienaruszona.
• Dokumenty. Umowy, aneksy i regulaminy przypisane do osoby, z podpisami i regułami dostępu.
• Nieobecności. Regulaminy, salda i akceptacje, czyli miejsce, w którym ewidencja nieobecności łączy się z resztą danych.
• Uprawnienia. Kto widzi które pola, bo to właśnie czyni ochronę danych możliwą w praktyce.

Core HR, HRIS, HRMS i HCM

Te pojęcia nachodzą na siebie, a dostawcy używają ich dość swobodnie. HRIS zwykle opisuje się jako system przechowujący i obsługujący te podstawowe dane. HRMS dokłada moduły operacyjne, takie jak płace i czas pracy. HCM to ujęcie najszersze, obejmujące talenty, wyniki i strategię zatrudnienia. Core HR nie jest czwartą kategorią, tylko wspólną podstawą pod całą trójką, dlatego słaby rdzeń czyni niewiarygodnym każdy moduł powyżej.

Dlaczego warstwa podstawowa decyduje o reszcie

Każdy wskaźnik raportowany przez HR zależy od poprawności danych podstawowych. Stan zatrudnienia, rotacja, staż i koszty w podziale na działy wynikają z dat zatrudnienia, działów i statusów. Jeśli zwolnienie trafia do systemu miesiąc później, a zmiana działu nigdy nie zostaje zapisana, analityka HR podaje pewne siebie liczby, które po cichu są błędne. To samo dotyczy listy płac, gdzie niezapisana nieobecność albo nieaktualna data umowy zamienia się w realny błąd w wypłacie.

Sygnały, że core HR wymaga pracy

Kilka objawów pojawia się niemal w każdej firmie. Dwa zespoły podają różną liczbę pracowników za ten sam miesiąc. Ktoś prowadzi własny arkusz, bo w systemie brakuje potrzebnego pola. Menedżer prosi HR o schemat organizacyjny, zamiast go otworzyć. Zmiany warunków zatrudnienia żyją w mailowych akceptacjach, a nie w kartotece, więc nikt nie odtworzy, kto co zatwierdził. Każdy z tych objawów to problem danych, a nie raportowania, i nowe raporty go nie rozwiążą.

Core HR w PeopleForce

Warstwę podstawową w PeopleForce stanowi PeopleHR: profile pracowników z własnymi polami, zmiany stanowisk i statusów zatrudnienia zapisywane z datą obowiązywania, dzięki czemu pełna historia zostaje zachowana, aktualna baza pracowników wraz ze schematem organizacyjnym, dokumenty z podpisem elektronicznym (w Polsce kwalifikowany podpis realizuje integracja z Autenti) oraz ewidencja urlopów z własnymi regulaminami i saldami. Ponieważ rekrutacja, oceny i badania opinii działają na tej samej kartotece, analityka HR liczy na jednym zbiorze danych, a nie na sklejonym eksporcie.