Employer of record (EOR)

Czym jest Employer of Record?

Employer of record (EOR, dosłownie „formalny pracodawca”) to firma, która staje się prawnym pracodawcą Twoich pracowników w danym kraju, podczas gdy Ty zachowujesz pełną kontrolę nad ich codzienną pracą. EOR podpisuje umowę o pracę, prowadzi lokalny payroll, potrąca i odprowadza podatki, zapewnia ustawowe świadczenia pracownicze i dba o zgodność zatrudnienia z lokalnym prawem pracy. Ty decydujesz, kogo zatrudnić, nad czym ta osoba pracuje i jak jest zarządzana.

Model istnieje, bo założenie podmiotu prawnego za granicą zajmuje miesiące i pochłania znaczne koszty, a talenty są coraz bardziej rozproszone. EOR pozwala firmie zatrudnić pracownika za granicą w ciągu dni, a nie kwartałów. Dla polskich firm to typowy scenariusz przy zatrudnianiu specjalistów z Ukrainy, Niemiec czy Hiszpanii bez zakładania tam spółki, a także dla zagranicznych firm, które chcą zatrudniać w Polsce bez własnego podmiotu.

Jak działa model EOR

1. Twoja firma wybiera kandydata i uzgadnia rolę, wynagrodzenie oraz datę rozpoczęcia pracy.
2. EOR wystawia umowę o pracę zgodną z lokalnymi przepisami i staje się prawnym pracodawcą.
3. Pracownik pracuje dla Twojego zespołu, według Twoich procesów i raportuje do Twoich menedżerów.
4. EOR wypłaca wynagrodzenie, składki i podatki w lokalnej walucie, a Twojej firmie wystawia fakturę na pełny koszt plus opłatę za usługę, zwykle stałą kwotę miesięczną za pracownika lub procent od payrollu.
5. EOR obsługuje urlopy, ustawowe świadczenia, rozwiązania umów i lokalną sprawozdawczość.

Prawnie tworzy to relację współzatrudnienia: EOR ponosi odpowiedzialność pracodawcy, a Twoja firma kieruje pracą.

Co EOR robi, a czego nie robi

EOR robi: przygotowuje i podpisuje zgodne z prawem umowy o pracę, rejestruje pracownika w lokalnych urzędach, prowadzi payroll i rozliczenia podatkowe, administruje obowiązkowymi świadczeniami i ubezpieczeniami, zarządza urlopami, przeprowadza rozwiązania umów i wypłaca odprawy, a jeśli pozwala na to jego licencja, sponsoruje zezwolenia na pracę.

EOR nie robi: nie rekrutuje ani nie wybiera kandydatów, nie zarządza wynikami, nie wyznacza celów, nie prowadzi onboardingu do Twojego zespołu, nie jest właścicielem sprzętu ani własności intelektualnej (to regulują umowy między Tobą a EOR) i nie reprezentuje kultury Twojej firmy. Wszystko to pozostaje po Twojej stronie.

EOR, PEO i kontraktorzy: różnice

EOR a PEO. Professional employer organization (PEO) również dzieli obowiązki pracodawcy, ale tylko w krajach, w których Twoja firma już ma podmiot prawny. PEO to forma outsourcingu HR dla istniejących spółek; EOR w ogóle eliminuje potrzebę posiadania podmiotu.

EOR a niezależny kontraktor. Współpraca z niezależnym kontraktorem (np. na B2B) jest tańsza i szybsza, ale właściwa tylko dla pracy projektowej z rzeczywistą autonomią. Jeśli dana osoba pracuje w stałych godzinach, korzysta z Twoich narzędzi i raportuje do Twojego menedżera, większość jurysdykcji uzna to za ukryty stosunek pracy, z zaległymi podatkami i karami w konsekwencji. Model EOR istnieje właśnie dla takich pełnoetatowych, zintegrowanych ról.

EOR a outstaffing. Firmy outstaffingowe również zatrudniają ludzi pracujących dla Twojego zespołu, ale zwykle same pozyskują talenty i są popularne głównie w branży IT. EOR zatrudnia kandydatów, których już wybrałeś, i jest niezależny od branży.

Kiedy warto skorzystać z EOR

• Testowanie nowego rynku przed założeniem lokalnej spółki.
• Zatrudnienie od jednej do kilkudziesięciu osób w kraju, w którym nie masz podmiotu.
• Zatrzymanie pracownika, który przenosi się za granicę.
• Przekształcenie długoterminowych kontraktorów w zgodnie zatrudnionych pracowników.
• Okres przejściowy, gdy własny podmiot jest dopiero rejestrowany.

Gdy zatrudnienie w jednym kraju przekracza około 15–25 osób, własna spółka jest zwykle tańsza niż płacenie opłat EOR bez końca. Wiele firm traktuje EOR jako pierwszy krok i później przenosi pracowników do własnego podmiotu.

Zarządzanie pracownikami EOR razem z resztą zespołu

Najczęstszym problemem operacyjnym przy zatrudnianiu przez EOR jest fragmentacja: umowa i paski wynagrodzeń są u EOR, a menedżer, HR i reszta zespołu prawie nie widzą tej osoby w swoich systemach. Rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procesów kadrowych we własnym HRIS niezależnie od tego, kto jest prawnym pracodawcą.

W PeopleForce Core HR każda kartoteka pracownika ma przypisany podmiot prawny, więc osoby zatrudnione przez EOR można przypisać do EOR jako podmiotu i nadal umieścić w tym samym katalogu pracowników, schemacie organizacyjnym i liniach raportowania co wszyscy inni. Historia stanowisk i statusów zatrudnienia rejestruje rodzaj zatrudnienia, okres próbny i zmiany w czasie, dzięki czemu późniejsze przeniesienie z EOR do własnego podmiotu to aktualizacja rekordu, a nie tworzenie go od nowa. Onboarding, ewidencja urlopów i oceny okresowe w PeopleForce Perform działają dla pracowników EOR dokładnie tak samo jak dla zatrudnionych bezpośrednio.

Jak wybrać dostawcę EOR

Sprawdź, czy dostawca ma własny podmiot w docelowym kraju, czy zleca obsługę lokalnemu partnerowi: własne podmioty zwykle oznaczają szybszy onboarding i jaśniejszą odpowiedzialność. Porównaj pełny koszt, w tym opłaty za onboarding, depozyty, marże na przewalutowaniu i koszty rozwiązania umowy. Potwierdź, kto posiada prawa do własności intelektualnej i jak zabezpieczona jest poufność, jak szybko EOR może przeprowadzić zgodne z prawem rozwiązanie umowy oraz czy integruje się z Twoim HRIS, aby danych pracowników nie trzeba było prowadzić podwójnie.