Jak Autenti ograniczyło nadmiar narzędzi HR dzięki PeopleForce
Łącząc swoje narzędzia HR w jednym systemie, Autenti zaoszczędziło czas i pieniądze, a przy tym poprawiło doświadczenia pracowników. Poznaj historię wdrożenia PeopleForce jako kompleksowego rozwiązania HR.
Oszczędność ponad 40% czasu
działu HR poświęcanego na onboarding
Uproszczenie pracy dzięki połączeniu wszystkich procesów HR
w jednej platformie zamiast korzystania z 5 oddzielnych narzędzi
O Autenti
Autenti to firma, która rewolucjonizuje rozwiązania w obszarze obiegu dokumentów dzięki podpisom elektronicznym i identyfikacji cyfrowej, działająca głównie na rynkach Unii Europejskiej. Znana z bezpiecznej, zgodnej z RODO i łatwej w obsłudze platformy, pomaga organizacjom usprawniać obieg dokumentów oraz zwiększać efektywność. Autenti świadczy również usługi kwalifikowanego doręczenia elektronicznego oraz oferuje dedykowane rozwiązania dla biznesu oparte na e-ID, e-podpisie, e-doręczeniach i e-dokumentach.
Zespół Autenti liczy ponad 100 osób. Firma stawia na współpracę, świeże pomysły i elastyczność. Inwestuje w rozwój talentów oraz tworzy środowisko pracy sprzyjające kreatywności i produktywności.
Wyzwanie
Spoiler: arkusz Excela z najgorszych koszmarów. Wraz z rozwojem operacji HR w Autenti, Anna i jej zespół zaczęli odczuwać coraz większe trudności związane z dotychczasowym zestawem narzędzi HR.
Skomplikowane procesy utrudniające pracę zespołu i przełożonych
Wcześniej zespół korzystał z wielu narzędzi, m.in. Calamari, Softgarden, Asana czy Google Sheets, do obsługi wniosków urlopowych, rekrutacji, monitorowania spotkań 1:1 oraz innych potrzeb. Ponieważ informacje były rozproszone, o status spraw i kwestie kadrowe trzeba było pytać HR na Slacku. Onboarding był przez to prawdziwym wyzwaniem, ponieważ planowanie i koordynacja wymagały pilnowania wielu zadań oraz szczegółów w różnych miejscach.
Budżetowanie dalekie od optymalnego z powodu wielu narzędzi i rosnącego zespołu
Zarządzanie różnymi subskrypcjami stawało się coraz większym obciążeniem finansowym, zwłaszcza gdy dostawcy zaczęli pobierać dodatkowe opłaty za kolejnych użytkowników. Nagły wzrost kosztów stawał się poważnym problemem wraz z powiększaniem się zespołu.
Problemy ze skalowaniem operacji HR przy szybkim rozwoju firmy
Dynamiczny przyrost liczby pracowników uwidocznił ograniczenia dotychczasowych narzędzi. W obszarach takich jak rekrutacja, umowy, onboarding, polityki urlopowe oraz compliance pojawiły się bariery, które spowalniały działania i obniżały efektywność.
Jak wyglądał proces wyboru
Na etapie poszukiwań nowego rozwiązania Anna najpierw określiła kilka wymagań, zanim zdecydowała się na demo.
Rozwiązanie oparte na jednej platformie
Core HR: przechowywanie danych i automatyzacja procesów
Udało się wyeliminować złożoność zarządzania danymi HR w arkuszach Excela. Dzięki PeopleForce wszystkie niezbędne informacje, w tym salda urlopowe, dynamiczna struktura organizacyjna czy historia wynagrodzeń, są dostępne w jednym, centralnym miejscu. Procesy wymagające dużej uwagi, takie jak preboarding i onboarding, zostały w pełni zautomatyzowane, co pozwoliło zespołowi HR zaoszczędzić do 40% czasu dotychczas poświęcanego na ręczną komunikację, przypomnienia oraz zadania operacyjne. Teraz wszystko odbywa się w kilku kliknięciach podczas konfiguracji procesu.
Cykliczne procesy robocze
Zautomatyzowane ścieżki akceptacji odmieniły podejście do przeglądów wynagrodzeń i cyklicznych aktualizacji premii, redukując pracę administracyjną do minimum. Dzięki rozbudowanym raportom dostarczającym praktycznych danych, zespół HR zyskał wgląd w czasie rzeczywistym w dynamikę zatrudnienia, miesięczne listy płac, wyniki i alokację zasobów.
Desk: sprawne zarządzanie sprawami i wnioskami
Zespół HR w Autenti poświęca teraz mniej czasu na powtarzalne zapytania. Wykorzystując system zarządzania sprawami w PeopleForce, pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski dotyczące sprzętu czy innych spraw firmowych, a HR koncentruje się na działaniach strategicznych. Dzięki PeopleForce Anna wdrożyła również politykę sygnalizowania nieprawidłowości, w pełni zgodną z regulacjami UE – wszystko w ramach tej samej platformy.
Recruit: usprawniony proces rekrutacyjny
Plany rekrutacyjne w PeopleForce sprawiły, że zespół rekrutacyjny działa znacznie bardziej efektywnie. Przełożeni mogą tworzyć szczegółowe wnioski o nowe wakaty bezpośrednio w systemie, a proces od samego początku jest przejrzysty, uporządkowany i łatwiejszy do kontrolowania pod kątem budżetu. Ważną rolę w sprawnym wdrożeniu systemu odegrał polski zespół wsparcia PeopleForce.
„Wybierz platformę, która rozwija się razem z Twoją firmą. PeopleForce całkowicie odmieniło naszą pracę i polecam je całej społeczności HR. Gdybym musiała z niego zrezygnować, naprawdę bym się popłakała”
Dlaczego PeopleForce
PeopleForce okazało się rozwiązaniem, które łączy w sobie wszystko, czego Autenti potrzebowało – pełną obsługę procesów HR w jednej platformie, prostotę obsługi i korzystną cenę. O wyborze zadecydowały również:
- Zgodność z RODO i SSO. Dla Autenti priorytetem była ochrona danych i integralność systemu. Certyfikat ISO 27001, którym dysponuje PeopleForce, dał firmie pewność, że oba te warunki są spełnione.
- Łatwość obsługi. PeopleForce zostało stworzone z myślą o użytkownikach nietechnicznych. Jest intuicyjne i szybkie w obsłudze, dzięki czemu zespoły mogą bez trudu rozpocząć pracę bez dodatkowych szkoleń.
- Opłacalność. PeopleForce to przyjazna dla budżetu alternatywa dla korzystania z wielu narzędzi lub kosztownych platform, która zapewnia świetny stosunek jakości do ceny.
- Gotowość do integracji. Autenti potrzebowało partnera technologicznego otwartego na integrację z ich usługami, a PeopleForce pokazało elastyczność i gotowość do takiego wsparcia.
Integracja z podpisem elektronicznym Autenti jest już dostępna w PeopleForce!
2025-07-23
5 minYouScan usprawniło procesy HR i zyskało większą elastyczność dzięki PeopleForce
Zobacz, jak PeopleForce pomogło YouScan w zarządzaniu zmianą, wdrażaniu nowych procesów i oszczędności czasu dzięki automatyzacji.
2025-08-137 minTransformacja operacyjna Addepto z PeopleForce
Zobacz, jak Addepto usprawniło i scentralizowało swoje procesy biznesowe oraz zoptymalizowało codzienną pracę dzięki naszej kompleksowej platformie HR