Jak Autenti ograniczyło nadmiar narzędzi HR dzięki PeopleForce

Łącząc swoje narzędzia HR w jednym systemie, Autenti zaoszczędziło czas i pieniądze, a przy tym poprawiło doświadczenia pracowników. Poznaj historię wdrożenia PeopleForce jako kompleksowego rozwiązania HR.

image
icon

Oszczędność ponad 40% czasu

działu HR poświęcanego na onboarding

icon

Uproszczenie pracy dzięki połączeniu wszystkich procesów HR

w jednej platformie zamiast korzystania z 5 oddzielnych narzędzi

O Autenti

Autenti to firma, która rewolucjonizuje rozwiązania w obszarze obiegu dokumentów dzięki podpisom elektronicznym i identyfikacji cyfrowej, działająca głównie na rynkach Unii Europejskiej. Znana z bezpiecznej, zgodnej z RODO i łatwej w obsłudze platformy, pomaga organizacjom usprawniać obieg dokumentów oraz zwiększać efektywność. Autenti świadczy również usługi kwalifikowanego doręczenia elektronicznego oraz oferuje dedykowane rozwiązania dla biznesu oparte na e-ID, e-podpisie, e-doręczeniach i e-dokumentach.


Zespół Autenti liczy ponad 100 osób. Firma stawia na współpracę, świeże pomysły i elastyczność. Inwestuje w rozwój talentów oraz tworzy środowisko pracy sprzyjające kreatywności i produktywności.

10 out of 10
likely to recommend
icon

Branża

Podpis elektroniczny, identyfikacja cyfrowa i e-doręczenia

icon

Pracownicy

100+

icon

Lokalizacja

Polska

icon

Wykorzystywane produkty

Wyzwanie

Spoiler: arkusz Excela z najgorszych koszmarów. Wraz z rozwojem operacji HR w Autenti, Anna i jej zespół zaczęli odczuwać coraz większe trudności związane z dotychczasowym zestawem narzędzi HR.

icon

Skomplikowane procesy utrudniające pracę zespołu i przełożonych

Wcześniej zespół korzystał z wielu narzędzi, m.in. Calamari, Softgarden, Asana czy Google Sheets, do obsługi wniosków urlopowych, rekrutacji, monitorowania spotkań 1:1 oraz innych potrzeb. Ponieważ informacje były rozproszone, o status spraw i kwestie kadrowe trzeba było pytać HR na Slacku. Onboarding był przez to prawdziwym wyzwaniem, ponieważ planowanie i koordynacja wymagały pilnowania wielu zadań oraz szczegółów w różnych miejscach.

icon

Budżetowanie dalekie od optymalnego z powodu wielu narzędzi i rosnącego zespołu

Zarządzanie różnymi subskrypcjami stawało się coraz większym obciążeniem finansowym, zwłaszcza gdy dostawcy zaczęli pobierać dodatkowe opłaty za kolejnych użytkowników. Nagły wzrost kosztów stawał się poważnym problemem wraz z powiększaniem się zespołu.

icon

Problemy ze skalowaniem operacji HR przy szybkim rozwoju firmy

Dynamiczny przyrost liczby pracowników uwidocznił ograniczenia dotychczasowych narzędzi. W obszarach takich jak rekrutacja, umowy, onboarding, polityki urlopowe oraz compliance pojawiły się bariery, które spowalniały działania i obniżały efektywność.


image

Jak wyglądał proces wyboru

Na etapie poszukiwań nowego rozwiązania Anna najpierw określiła kilka wymagań, zanim zdecydowała się na demo.

Rozwiązanie oparte na jednej platformie

image

Core HR: przechowywanie danych i automatyzacja procesów

Udało się wyeliminować złożoność zarządzania danymi HR w arkuszach Excela. Dzięki PeopleForce wszystkie niezbędne informacje, w tym salda urlopowe, dynamiczna struktura organizacyjna czy historia wynagrodzeń, są dostępne w jednym, centralnym miejscu. Procesy wymagające dużej uwagi, takie jak preboarding i onboarding, zostały w pełni zautomatyzowane, co pozwoliło zespołowi HR zaoszczędzić do 40% czasu dotychczas poświęcanego na ręczną komunikację, przypomnienia oraz zadania operacyjne. Teraz wszystko odbywa się w kilku kliknięciach podczas konfiguracji procesu.

Cykliczne procesy robocze

Zautomatyzowane ścieżki akceptacji odmieniły podejście do przeglądów wynagrodzeń i cyklicznych aktualizacji premii, redukując pracę administracyjną do minimum. Dzięki rozbudowanym raportom dostarczającym praktycznych danych, zespół HR zyskał wgląd w czasie rzeczywistym w dynamikę zatrudnienia, miesięczne listy płac, wyniki i alokację zasobów.

image

Desk: sprawne zarządzanie sprawami i wnioskami

Zespół HR w Autenti poświęca teraz mniej czasu na powtarzalne zapytania. Wykorzystując system zarządzania sprawami w PeopleForce, pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski dotyczące sprzętu czy innych spraw firmowych, a HR koncentruje się na działaniach strategicznych. Dzięki PeopleForce Anna wdrożyła również politykę sygnalizowania nieprawidłowości, w pełni zgodną z regulacjami UE – wszystko w ramach tej samej platformy.

image

Recruit: usprawniony proces rekrutacyjny

Plany rekrutacyjne w PeopleForce sprawiły, że zespół rekrutacyjny działa znacznie bardziej efektywnie. Przełożeni mogą tworzyć szczegółowe wnioski o nowe wakaty bezpośrednio w systemie, a proces od samego początku jest przejrzysty, uporządkowany i łatwiejszy do kontrolowania pod kątem budżetu. Ważną rolę w sprawnym wdrożeniu systemu odegrał polski zespół wsparcia PeopleForce.

Dlaczego PeopleForce


PeopleForce okazało się rozwiązaniem, które łączy w sobie wszystko, czego Autenti potrzebowało – pełną obsługę procesów HR w jednej platformie, prostotę obsługi i korzystną cenę. O wyborze zadecydowały również:

  •  Zgodność z RODO i SSO. Dla Autenti priorytetem była ochrona danych i integralność systemu. Certyfikat ISO 27001, którym dysponuje PeopleForce, dał firmie pewność, że oba te warunki są spełnione.
  •  Łatwość obsługi. PeopleForce zostało stworzone z myślą o użytkownikach nietechnicznych. Jest intuicyjne i szybkie w obsłudze, dzięki czemu zespoły mogą bez trudu rozpocząć pracę bez dodatkowych szkoleń.
  • Opłacalność. PeopleForce to przyjazna dla budżetu alternatywa dla korzystania z wielu narzędzi lub kosztownych platform, która zapewnia świetny stosunek jakości do ceny.
  •  Gotowość do integracji. Autenti potrzebowało partnera technologicznego otwartego na integrację z ich usługami, a PeopleForce pokazało elastyczność i gotowość do takiego wsparcia.

Integracja z podpisem elektronicznym Autenti jest już dostępna w PeopleForce!